Настраиваем архивацию писем в outlook

Как узнать размер почтового ящика

Перед тем, как заархивировать почту в Outlook необходимо проверить размер почтового ящика.

Есть два основных пути:

• используя возможности веб-интерфейса;
• через интерфейс самой программы.

Чтобы узнать размер почты через веб-интерфейс нужно выполнить следующее:

1. Входим в свой почтовый ящик через браузер.
2. Нажимаем значок настроек (обычно это стандартная пиктограмма шестеренки), ищем там параметры.
3. В параметрах учетной записи и будет обычно отражаться заполняемость самого ящика.

В Аутлуке же процедура выглядит несколько иначе:

1. Требуется кликнуть по пункту «Файл».
2. Размер ящика прописан во вкладке «Сведения» в виде наглядного графического прогресс бара.

Outlook 2013 подключение архива писем файл pst

Опубликовал(а): Bumos
в: 30 мая 2016

Всем привет ранее я упоминал своей статье о том как восстановить архивную папку Outlook 2010 в интерфейсе программы. Сегодня будет инструкция о том как подключить архивный файл с расширением pst, это файл данных как раз хранит в себе информацию о входящих или исходящих письмах в зависимости от того что сохраняли в этот файл. За долгое время работы почтовый ящик на компьютере увеличился до критического объема, также сложилась такая ситуация что архив писем тоже превысил допустимый размер в следствие чего было принято решение создать новый архивный файл с расширением pst но уже с под другим названием. Но как сделать чтобы два архива (файлы данных с расширением pst) были в программе и можно было читать архивные письма из нескольких архивов.

Итак если мы нажмем на пункт меню файл – в моем случае ящик с письмами переполнен и требуется архивация.

Нажимаем кнопку архивировать, только в строке Файл Архива:

Пишем новое имя файла – произвольно, у меня это archive22.pst, также я установил архивацию элементов до определенной даты – Понедельник 29 февраля 2016 года – все письма которые были созданы до этой даты – будут помещены в архив.

Теперь чтобы подключить два архивных файла в программе Outlook переходим в пункт Файл – вкладка Открыть и экспортировать – Открыть файл данных Outlook (.pst) При выборе данного пункта появляется диалоговое окно с выбором подключаемого файла, допустим вновь созданный архивный файл называется archive22.pst, а старый backup.pst – значит нам необходимо выбрать backup.pst чтобы хранящиеся в этом файле данных письма, были загружены в программу. После выбора файла почтовой программе Outlook требуется некоторое время для того чтобы подгрузить все файлы из архива. В итоге мы получаем слева в навигационной панели две архивные папки:Это Архивные папки – вновь созданный архив (Archive22.pst), Архивы (backup.pst)

Если почта накапливается долгое время то можно подобным образом произвести архивацию входящей и исходящей корреспонденции по годам (например 2014,2015,2016) создать файлы 2014.pst и т.д. Подключить архивы вышеуказанным способом в программу и переименовать названия нажав правой клавишей мыши на название папки – далее свойства файла данных

В информационном окне “Свойства папки” нажать кнопку дополнительно:

В закладке Общие – изменить имя на требуемое, например на год хранящихся архивных писем например 2014

Разбив архивы на несколько файлов мы добились сокращения основной базы писем, а также разбили архив на несколько файлов. Создали каталог по годам хранения писем. И избавились от долгой загрузки программы при её запуске.

В любой непонятной ситуации с операционной системой Windows – самый легкий способ это переустановка операционной системы. Однако если у Вас мало опыта или Вы вообще никогда не переустанавливали подобные программы, то лучше обратиться к профессионалам. Это сократит время по восстановлению работоспособности компьютера и сэкономит ваши нервы и финансы, в каждом городе есть сервисные центры занимающиеся данными услугами не первый год, например установка Windows в Житомире выполняется в кратчайшие сроки, быстро, качественно, а самое главное надежно и профессионально.

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

• Архивировать каждые > количество дней по истечении которых будет запускаться новое задание
• Архивировать или удалять старые элементы > ниже задаете срок, я поставил 12 месяцев
• Куда перемещать, по умолчанию это будет файл archive1.pst и будет он лежать рядом с основным файлом почты, но есть возможность и навсегда удалять элементы, для этого выберите соответствующую опцию.

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

• Очистить почтовый ящик
• Удалять старые элементы

Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Июл 30, 2017 09:00

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось.

Помогла ли вам эта статья?

• http://composs.ru/kak-zaarxivirovat-pochtu-v-outlook/
• http://pyatilistnik.org/configuring-outlook-archiving/
• https://lumpics.ru/how-to-archive-outlook-email/

Зачем нужна архивация почты?

Причин для того, чтобы сжимать собственные почтовые архивы несколько. Первый момент — безопасность. Архив шифруется, отправляется «в облако», где ему уже не грозят злоумышленники. Вторая ситуация — необходимость рационализировать место с архивом. Особенно актуальный момент, когда организация крупная и попросту не получается содержать все письма в распакованном виде. Малым организациям это не настолько актуально, однако для крупного бизнеса и централизованных госучреждений совет однозначно окажется ценным.

Абсолютный плюс архивации в Outlook— централизация аккаунтов и возможность проводить гибкую политику разрешений работы с почтой.

https://youtube.com/watch?v=R29HVI8KbuE

Перемещение в сетевой архив

Сетевой архив – это заранее организованное хранилище в локальной сети или интернете. Обычно туда перемещают ненужные почтовые сообщения. Перемещение в сетевой архив организуется по-разному. Обычно могут устанавливать дополнительный временный интервал для того, чтобы упаковывать документы, но также могу использовать принцип переполнения. То есть по истечении определенного срока документация помещается в хранилище. Либо диск заполняется до установленного объема — и также происходит упаковка и перемещение материалов.

Через веб-интерфейс отправить корреспонденцию в сетевой архив можно следующим образом:

• открыть Аутлук через браузер;
• в папке «Входящие» выбираем те письма, которые необходимо переместить;
• нажимаем «переместить» в веб-интерфейсе;
• письма начнут перемещаться. Большой архив пересылается десятки минут.

Следует заметить, что большинство интерфейсов веб-доступа организованы таким образом, что напоминают почтовики «больших» компаний, вроде Гугла. А меню перемещения обычно организовано похоже на стандартный Проводник Windows. Поэтому сложностей с осваиванием процедуры обычно не возникает.

На компьютере в Аутлук заархивировать письма можно следующим образом: заходим в любую содержащую письма папку, выбираем искомую корреспонденцию, далее в контекстном меню кликаем Переместить — нужная папка. Клавишами Ctrl и Shift процесс немного автоматизируется: с зажатой кнопкой Shift выделяются все письма (выбираем письмо, зажимаем Shift и нажимаем на последний элемент нужного выделения), с Ctrl — каждое следующее письмо прибавляется к выделению. Впрочем, это стандартные горячие клавиши для многих программ.

Как настроить автоответ, функцию автоматического ответа в Outlook

Автоматическая архивация старых элементов

Почтовый ящик Outlook может быстро заполниться новыми сообщениями, ответами и пересылаемыми письмами. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.

На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.

Выберите параметр Автоархивация.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите нужные параметры.

Автоархивация каждые: выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать период времени, который позволит выполнять архивацию быстрее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество элементов обычно поступает за соответствующий период. Запрос перед запуском автоархивации: выберите этот параметр, если вы хотите, чтобы Outlook выводил напоминание перед обработкой элементов. Когда появится сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.

Удалять просроченные элементы (только почта): этот параметр по умолчанию не выбран. Вы можете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет шесть месяцев для элементов в папках “Черновики” и “Входящие” и три месяца для отправленных сообщений, но вы можете изменить эти значения с помощью параметра Удалять элементы старше.

Архивировать или удалять старые элементы: необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.

Как восстановить заархивированную информацию в Outlook?

Заархивированные элементы Outlook были перемещены из папки Outlook в папку архива автоматически при установке функции архивирования. Фактически, вы можете восстановить информацию заархивированных элементов обратно в исходную папку или снова в новую папку. Из этой статьи вы узнаете, как в деталях восстановить заархивированную информацию в Outlook.

Вкладка Office — включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще …
Больше информации… Скачать …

Kutools for Outlook — приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook

• Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Множественные письма по правилам; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций …
• Предупреждение BCC — показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений, и многое другое напоминает функции …
• Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой переписке; Отвечайте сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время в тему …
• Инструменты для вложения: Автоотключение, Сжать все, Переименовать все, Автосохранение всех … Быстрый отчет, Подсчет выбранных писем, Удаление повторяющихся писем и контактов …
• Более 100 дополнительных функций будут решить большинство ваших проблем в Outlook 2010-2019 и 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.

Больше информации… Скачать …

Восстановить заархивированную информацию в Outlook

Чтобы восстановить заархивированную информацию, сделайте следующее.

1. Щелкните Отправьте > Откройте > Импортировать в Outlook 2010;

В Outlook 2013 нажмите ФАЙЛОВ > Открыть и экспортировать > Inport / Export.

Если вы используете Outlook 2007, нажмите Отправьте > Импорт и экспорт.

2. в Мастер импорта и экспорта, пожалуйста выберите Импорт из другой программы или файла, а затем нажмите Далее кнопку.

3. в Импортировать файл диалоговое окно, выберите Файл данных Outlook (.pst) в Выберите тип файла для импорта из поле, а затем щелкните Далее кнопку.

Внимание: В Outlook 2007 выберите Файл личной папки (.pst) в Выберите тип файла для импорта из поле, затем щелкните Далее кнопку

4. Во всплывающем Импортировать файл данных Outlook диалоговое окно, щелкните Browse кнопка. Смотрите скриншот:

5. Затем Открыть файлы данных Outlook всплывающее диалоговое окно. По умолчанию Файлы Outlook папка открывается автоматически, выберите файл архива, который вам нужен, чтобы восстановить его информацию, а затем нажмите кнопку Откройте кнопка. Смотрите скриншот:

Внимание: Если Файлы Outlook папка не открывается автоматически, найдите и откройте ее вручную. 6

Когда он вернется в Импортировать файл данных Outlook диалоговое окно, выберите нужный вариант в Опции, а затем нажмите Далее кнопку

6. Когда он вернется в Импортировать файл данных Outlook диалоговое окно, выберите нужный вариант в Опции, а затем нажмите Далее кнопку.

Внимание:

Если же линия индикатора Архивная папка отображается в области навигации после нажатия Далее , появится всплывающее окно с подсказкой, нажмите OK кнопку.

Затем отмените импорт, закройте папку архива в области навигации. Смотрите скриншот:

А затем начните импорт с самого начала, описанного выше.

7. В следующем Импортировать файл данных Outlook диалоговое окно, вам необходимо:

1). Выберите папку, которую вы хотите восстановить, из папки архива в Выберите папку для импорта из коробка;

2). Если вы хотите импортировать элементы в текущую папку, проверьте Импортировать элементы в текущую папку вариант;

И если вы хотите импортировать элементы в ту же папку в учетной записи, проверьте Импортировать элементы в ту же папку в вариант, а затем выберите учетную запись электронной почты из раскрывающегося списка.

3). Затем нажмите кнопку Завершить кнопку.

Внимание: Подкаталоги Include необязательны для ваших нужд. После нажатия Завершить Кнопка, все элементы, существующие в выбранной папке, автоматически восстанавливаются в папку Outlook, которую вы настроили выше

После нажатия Завершить Кнопка, все элементы, существующие в выбранной папке, автоматически восстанавливаются в папку Outlook, которую вы настроили выше.

Базовые ноты:

1. Если в вашем Outlook существует несколько учетных записей, и все учетные записи архивируются, вы не можете определить, какая архивная папка принадлежит конкретной учетной записи.

2. Окончательно восстановленная папка зависит от настроек в шаге 7.

Больше информации… Скачать сейчас…

Создание резервной копии электронной почты

Если вы пользуетесь электронной почтой для работы, вероятнее всего, вы используете учетную запись Exchange илиIMAP. Серверы Exchange и IMAP автоматически архивируют электронную почту, чтобы обеспечить доступ к ней в любое время и отовсюду. Если у вас есть учетная запись Exchange, обратитесь к своему администратору и узнайте, как получить доступ к архивированным сообщениям.

Чтобы сохранить резервные копии папок с сообщениями локально (в дополнение к сохранению их на сервере), вы можете автоматически переместить или удалить старые элементы с помощью автоархивации либо экспортировать эти элементы в PST-файл. Этот файл можно будет восстановить и использовать впоследствии путем импорта.

1. Щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.

2. Выберите команду Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее.

3. Выберите пункт Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите все почтовые папки, резервную копию которых хотите создать, и нажмите кнопку Далее.

5. Выберите расположение и имя файла резервной копии, а затем нажмите Готово.

6. Чтобы защитить свои файлы от неавторизованного доступа, введите и подтвердите пароль, а затем нажмите ОК.

Сообщения, которые хранятся в PST-файле, ничем не отличаются от всех остальных сообщений. Вы можете пересылать сохраненные сообщения, отвечать на них, а также выполнять поиск среди них, так же, как вы делаете это с любыми другими сообщениями.

Как заархивировать письма

Архивация в Outlook — это функция, перемещающая некоторые письма в отдельный сжимаемый архив для уменьшения объёма памяти, занимаемой ими на жёстком диске. В отличие от традиционного резервного копирования, при котором создаётся копия элементов Outlook, архивированные элементы перемещаются в отдельный файл данных Outlook (PST-файл). Доступ к архивированным элементам можно получить в любой момент, открыв этот файл.

Автоматическая архивация

По умолчанию функция активирована и выполняет свои обязанности через 2, 3 или 6 месяцев в зависимости от типа писем. Подробнее об этом смотрите в таблице ниже.

Таблица: срок хранения различных данных в Outlook

Папка	Период устаревания
«Входящие» и «Черновики»	6 месяцев
«Отправленные» и «Удалённые»	2 месяца
«Исходящие»	3 месяца
«Календарь»	6 месяцев
«Задачи»	6 месяцев
«Заметки»	6 месяцев
«Дневник»	6 месяцев

После первого сеанса автоматической архивации программа создаёт файл и отдельную папку для него. В будущем вы сможете самостоятельно добавить письма к архиву или изъять их из него. Архив, созданный средствами Outlook, по умолчанию расположен в разделе Основной_диск:UserНазвание_учетной_записиDocumentsOutlook Filesarchive.pst.

Чтобы настроить параметры автоматической архивации под себя, выполните следующие действия:

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Параметры». Переходим к подпункту «Параметры»
2. Перейдите к дополнительным параметрам программы, щёлкнув на пункт «Дополнительно». Открываем дополнительные параметры
3. Кликните по кнопке «Настройка автоархивации». Нажимаем кнопку «Настройка автоархивации»
4. Укажите, как часто нужно проводить проверку на наличие устаревших элементов и что с ними нужно делать: архивировать или удалять. Также здесь можно изменить путь к папке, в которой будет храниться создаваемый архив. Настраиваем параметры автоархивации
5. Если вы хотите отключить автоархивацию, то снимите галочку напротив параметров промежутка выполнения автоархивации. Снимаем галочку с активации автоархивации

Ручная архивация

При ручной архивации папка «Архив» создастся автоматически, если она не была создана ранее при автоматической архивации.

1. Находясь во вкладке «Файл», перейдите к подпункту «Сведения». Выбираем раздел «Сведения»
2. Разверните кнопку «Средства очистки» и выберите функцию «Архивировать», если вы пользуетесь Outlook 2013. Выбираем функцию «Архивация»
3. Или функцию «Удалять старые элементы», если вы пользуетесь Outlook 2016. Выбираем пункт «Удалять старые элементы»
4. Выберите один из типов архивации: согласно параметрам автоматической архивации или ручную настройку. Установите все параметры архивации, выберите, какие папки стоит архивировать, и кликните по кнопке «ОК», чтобы завершить процесс. Указываем параметры ручной архивации

Квоты архивовArchive quotas

В следующей таблице приведены зарегистрированные события и сообщения с предупреждениями, отправляемые в случае достижения квоты выдачи предупреждений для архива и квоты архива.The following table lists the events logged and warning messages sent when the archive warning quota and archive quota are met.

QuotaQuota	Код событияEvent ID	ТипType	ИсточникSource	КатегорияCategory	СообщениеMessage
Квота выдачи предупреждений для архиваArchive warning quota	1002210022	ПредупреждениеWarning	MSExchangeMailboxAssistantsMSExchangeMailboxAssistants	Помощник по работе с управляемыми папкамиManaged Folder Assistant
Квота архиваArchive quota	85378537	ПредупреждениеWarning	MSExchangeISMSExchangeIS	ОбщиеGeneral