Простая инструкция как пользоваться гугл диском для работы с документами

Работа с файлами в облаке

Для работы с файлами Microsoft Office вам не нужно будет их скачивать. Все файлы типа doc, xlsx, txt, pdf и другие, доступны для редактирования непосредственно в веб-версии хранилища (через браузер). Что бы открыть такой файл просто щелкните по нему 2 раза левой кнопкой мыши, или же через контекстное меню.

Для сохранения файлов в облако вам достаточно будет просто выделить и перетащить их в окно браузера.

Что бы создать файл или папку в облаке вам необходимо нажать на кнопку «Создать», которая расположена в левом верхнем углу и выбрать тип файла или папки. Тут же вы можете выбрать пункт «Загрузить файл».

Стоит отметить очень полезные функции Гугл Диска:

• Сохранение истории изменения файлов или папок с возможностью восстановления предыдущих версий, которые вы вносили ранее. История файлов хранится на протяжении 30 дней. При общем доступе к файлу вы можете просматривать историю редактирования и узнать кто именно производил изменение файла или папки. Для просмотра истории файла и восстановлении предыдущих версий вам необходимо открыть «Свойства» и перейти во вкладку «История».
• Типы файлов, которые Гугл облако поддерживает. Общее количество типов впечатляет, и оно постоянно растет. Стандартно доступно более 30 видов файлов, которые Гугл диск позволяет редактировать и просматривать непосредственно с веб-интерфейса на любом устройстве. Что очень радует, для тех типов файлов, которые Google Диск не поддерживает, вы можете установить сторонние приложения. Для установки дополнительных приложений в меню «Создать» выберете пункт «Ещё» и затем «Подключить другие приложения». Другие приложения устанавливаются в виде расширений для браузера. Лучше всего для работы Google Диске использовать браузер Google Chrome, так как все расширения, которые предлагают установить доступны с магазина расширений Гугл.
• Дисковое пространство в облаке, которое сервис предоставляет бесплатно – это 15 Гб, что довольно много. Но стоит учитывать, что это пространство вам отводится не только под хранение файлов, но и для хранения почтовых сообщений и вложений в Gmail, а также Google Photo (если вы пользуетесь такой функцией). Google также предлагает расширить дисковое пространство, для этого необходимо оформить платную подписку.
• Совместный доступ. Такая функция полезна тем, что можно предоставить доступ к просмотру или редактированию файла определенным людям или всем, у кого есть ссылка на этот файл. Таким образом можно начать совместное редактирование или просмотр определенного файла. Это полезно тем, что вам не придется отправлять один и тот же файл разным людям, ждать пока они отредактируют его, вернут обратно и вам необходимо будет это все сравнить, достаточно будет сделать ссылку и отправить её всем, кому необходимо дать доступ. Для редактирования файла не обязательно иметь Google аккаунт.

Инструкция, как создать и пользоваться Гугл Диск

Благодаря этой подробной инструкции вы сможете создать Google Диск (облако), для этого надо зайти в Google аккаунт и в верхнем правом углу нажать левой кнопкой мыши на квадрат с точками. После этого откроется меню сервера, нажимаем на вариант “Гугл Диск” левой кнопкой мышки.

И нам сразу же откроется пустая страница. И прежде всего здесь нужно создать папку, об этом я расскажу далее. Вы научитесь создавать папки и документы, как работать с ними, хранить их и делиться с друзьями, удалять по надобности.

Создание и удаление папки В Гугл Диске

Чтобы создать папку, необходимо в центре окна нажать на пустое место правой кнопкой мыши, затем левой выбрать “Новая папка”. Выйдет окошечко, где нам нужно просто указать название нашей папки, а затем нажать на кнопку “Создать”.

Можно просто нажать сверху слева кнопку “Создать” и далее вписать название папки. Название папки надо дать такое, чтобы было понятно для чего она служит, количество созданных папок может быть любое.

Если вы создаете статью, где будут размещаться фотографии и видео, то можно создать ещё одну папку, которая сгруппирует весь ваш материал к статье. Но если статья содержит один документ, то нет смысла создавать отдельную папку для неё

Чтобы перейти в папку на диске, кликаем по ней, попадаем на такую страницу, где для удобства работы можете создать ещё одну папку, нажав на “Мой блог”, выбираем опять “Создать папку” и в всплывающем окошке пишем название папки, например, “Опубликованные”, и в туда помещаем те статьи, которые уже опубликовали, чтобы потом не путаться в большом количестве статей.

Для того, чтобы создать документ, также нажимаем правой кнопкой мышки по белому полю и выбираем функцию «Создать документ» или с левой стороны вверху нажимаем «Создать», а потом выбираем в всплывающем окне функцию «Создать документ», рядом нажимаем на галочку и выбираем «Новый документ.»

И у нас появился интерфейс нового документа, который очень похож, как я говорила выше, на Microsoft Word. Теперь нам надо перетащить его в нужную нам папку, для этого зажимаем левой кнопкой мышки и документ и перетаскиваем в нужную папку.

Если же вы хотите создать Гугл таблицу, то также в левом углу нажимаете на кнопку “Создать”, в всплывающем окне в нижней части подводите курсор к “Google Таблицы”, затем с правой стороны подводите курсор к галочке и уже в всплывающем окне нажимаете левой кнопкой мыши “Создать новую таблицу”. Нажимаете на верхнюю строчку левой кнопкой мыши, то есть выделяете строку и пишете в ней свой текст.

Если вы хотите удалить папку или файл, которые вам больше не нужны, нажимаете правой кнопкой мышки на них, выходит меню, находите «Удалить» и левой кнопкой щелкаете по этому пункту.

Но эти документы ещё сохраняются в памяти и их необходимо полностью удалить из облачного хранилища, чтобы освободить место для новых файлов. Для этого в левом меню нажимаете на корзину, появляется материал, который можно удалить. Вверху нажимаете на треугольник рядом со словом «Корзина», в всплывающем окне нажимаете “Удалить” левой кнопкой мыши.

Всё о файлах в Гугл Драйв

Поскольку все файлы расположены в облаке, то можно получить к ним доступ с любого устройства, где есть интернет. Надо только войти с устройства в свой аккаунт Google, перейти к сервису Google Диск через обычный браузер или через специальное приложение для мобильных устройств, и вы сразу же увидите все то, что у вас сохранено на диске, и сможете работать со своими файлами.

Будет очень хорошо, если мы создадим еще одну папку для материала, который был ранее опубликован, чтобы он не мешал в общем списке, и дадим этой папке название “Опубликованные”.

Также в Гугл Драйв есть папка “Доступные мне”, куда сохраняются все документы, к которым у вас есть доступ и которые вы открывали ранее. Очень удобно: не нужно просить отправить ссылку повторно. Достаточно только вспомнить название документа и найти его.

Особенности синхронизации google диска

Важное преимущество cloud-сервисов заключается в автоматической синхронизации. Причем, данные синхронизируются без участия пользователя

Как только вы выбрали папку для синхронизации, любые изменения внутри нее будут отражаться в Google диске. Вне зависимости от девайса (компьютер, браузер, смартфон, планшет), вы всегда получаете круглосуточный доступ к файлам.

Например, если вы начали изменение документа в офисе и не успели завершить работу. Приехав домой, вы открываете тот же самый файл и продолжаете редактирование. «Диск» автоматически отслеживаем изменения в файлах и загружает их на любые ваши устройства.

Синхронизация с любым устройством

Как ещё можно искать файлы

Расширенный поиск на Google Диске

Чтобы сделать запросы более точными, используйте дополнительные возможности поиска. 

Примечание. В приведенном ниже списке есть поисковые операторы, которые недоступны на некоторых устройствах.

— (минус)

• Исключает документы, содержащие указанное слово. Пример приведен ниже.
• Если вы ищете документы, в которых упоминается сальса, но не танцы, запрос должен выглядеть так: сальса -танцы

to:

• Находит документы, к которым вы открыли доступ указанному пользователю или группе либо к которым доступ открыт вам.
• Примеры:
  • to:me
  • to:anna@gmail.com
  • to:aninagruppa@googlegroups.com

from:

• Находит документы, доступ к которым открыт указанным пользователем или вами.
• Примеры:
  • from:me
  • from:anna@gmail.com 

sharedwith:

• Находит документы, доступ к которым открыт определенному аккаунту, в том числе файлы, принадлежащие этому аккаунту. 
• Примеры: 
  • sharedwith:me
  • sharedwith:bob@gmail.com

type:

• Находит файлы следующих типов: folder (папка), document (документ), spreadsheet (таблица), presentation (презентация), PDF (PDF-документ), image (изображение), video (видео), drawing (рисунок), form (форма), site (сайт), script (скрипт), table (сводная таблица) и jam (JAM-файл).
• Примеры:
  • type:document
  • type:forms
  • type:spreadsheet

before и after

• Находит файлы и папки, измененные в указанный период времени. Формат даты: ГГГГ-ММ-ДД.
• Примеры:
  • before:2021-05-02
  • after:2021-05-01

followup:

• Находит файлы, которые содержат задачи назначенные вам задачи или советы. 
• Примеры: 
  • followup:any
  • followup:suggestions
  • followup:actionitems

Доступ к файлам откуда угодно

Используя приложение «Google Диск» или веб-версию сервиса, сотрудники вашей организации могут получать доступ к файлам с любых устройств.

• Браузер на компьютере. Зарегистрировавшись в Google Диске, можно пользоваться веб-версией сервиса в любом браузере на любом компьютере.
• Мобильное устройство. Пользователи могут скачать мобильное приложение «Google Диск» на устройство Android или iOS, чтобы работать с файлами прямо на нем.
• Компьютер с Windows или macOS. Пользователи могут установить специальное приложение, которое позволяет синхронизировать файлы на Диске с компьютером или передавать их на него потоком.

Об использовании Google Drive

Давайте рассмотрим детальнее, что такое Гугл Диск и как им пользоваться. Как мы уже сказали, это “облако”, интегрированное с виртуальным офисом. Сервис не требует создания отдельного профиля или рабочего кабинета: как только вы зарегистрировали почтовый ящик в Google, вы автоматически получаете аккаунт* в этой поисковой системе и доступ к Диску со всем его функционалом.

*По сути одно и то же. Если вы начнете не с почты, а с создания аккаунта в системе, то все равно будете перенаправлены на форму регистрации почтового ящика.

Краткое руководство

Полное руководство по работе с Google Drive в рамках одной статьи привести невозможно, поэтому мы ограничимся самыми основными опциями. Инструкции, как пользоваться Гугл Диском — в таблице ниже.

Как пользоваться Гугл Диском на Андроиде и Айфоне отдельно мы писать не будем — приведенное выше описание может использоваться и для мобильных приложений.

На каких устройствах можно пользоваться сервисом

Пользоваться Гугл Диском на компьютере можно следующим образом:

• Через Web-версию. Имеется в виду вход и работа с сервисом через браузер. Здесь пользователю доступен максимально полный функционал. Выше мы давали ссылку именно для этого варианта.
• Можно использовать Гугл Диск на компьютере через десктопное приложение “Автозагрузка и синхронизация”. Здесь можно просматривать, редактировать и упорядочивать файлы и папки, хранящиеся на Google Drive.
• Пользоваться Google диском на телефоне можно через мобильное приложение. По функционалу сходно с Web-версией Drive и может полностью его заменить.

Какие возможности дает этот сервис

• Хранение файлов любых форматов в надежном месте, но без привязки к конкретному компьютеру. В хранилище вы можете попасть, находясь в любой точке планеты и с любого устройства, поддерживающего выход в интернет.
• Создание новых файлов (текстовых, таблиц, презентаций и пр.) и работа с ними без выхода из системы и без загрузки дополнительных приложений на устройство.
• Совместная работа людей, находящихся на каком угодно удалений друг от друга, над одним и тем же документом. Вносимые изменения при этом каждый может просматривать в реальном времени.
• Назначение уровня доступа для каждого человека при совместной работе над документами — только просматривать, оставлять комментарии или редактировать.
• Доступ к просмотру изменений, внесенных в каждый файл за последний месяц с возможностью “откатить” вид документа к выбранному этапу.
• Вам не нужно тратить интернет-трафик на пересылку “тяжелых” папок с видео и фото. Просто откройте доступ нужному человеку или создайте и разошлите ссылку общего доступа.
• Поиск на диске. Не нужно бесконечно прокручивать списки объектов: найдите нужный файл по ключевым словам, создателю или дате создания.
• Система распознает более чем 30 форматов файлов.

Надеемся, мы сполна ответили на вопрос “зачем нужен Google Drive?”

От себя добавим, что Drive — это очень удобно. А еще разобраться в системе сможет любой человек, даже не представляющий себе, что такое Гугл Диск: функционал логичный, для каждого объекта можно вызвать мини-меню со списком доступных действий.

Управление файлами всех типов и предоставление доступа к ним

Google Диск позволяет хранить и открывать файлы всех типов, в том числе:

• Все рабочие файлы. Храните документы в форматах PDF и Microsoft Word, а также таблицы Excel, музыку, фотографии, видео и т. д. Многие файлы можно открывать в браузере, даже если у вас на компьютере нет специального программного обеспечения.
• Документы, которые вы создаете и редактируете онлайн. Создавайте текстовые документы, таблицы, презентации, рисунки и формы с помощью редакторов Google Документов – специальных сервисов, таких как Google Документы, Google Таблицы и Google Презентации. Каждый редактор представляет собой отдельное приложение, которое также можно открыть из интерфейса Диска.

  Примечание. Google Диск и каждый из редакторов Документов – это самостоятельные приложения, однако для управления их настройками используется один и тот же раздел консоли администратора – «Google Диск и Документы».

• Собственные карты. С помощью сервиса «Google Мои карты» можно показать расположение офиса компании или маршрут для доставки, запланировать мероприятие и т. д.

Какие данные занимают пространство в хранилище

Данные, которые занимают место в хранилище

• На Google Диске:
  • Файлы в разделе «Мой диск», в том числе PDF-документы, изображения и видео.
  • Содержимое корзины. Подробнее о том, как очистить корзину…
  • С 1 июня 2021 г. новые файлы, созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях, Рисунках, Формах и на устройствах Jamboard, будут занимать место в хранилище аккаунта Google. Это изменение не затронет существующие файлы, пока вы не внесете в них изменения.

Важно! В пакетах Google Workspace и G Suite это изменение вступит в силу 1 февраля 2022 г

• Gmail. Все письма и прикрепленные к ним файлы, включая содержимое папок «Спам» и «Корзина».
• Google Фото:
  • Фотографии и видео, сохраненные в исходном качестве.
  • Фотографии и видео, загруженные в высоком и экспресс-качестве после 1 июня 2021 г., будут учитываться в квоте на хранение. Файлы, загруженные до этой даты, по-прежнему не будут занимать место в хранилище. Подробнее о выборе качества загружаемых файлов…
  • Если вы не используете аккаунт, хранилище которого полностью заполнено, в течение 24 и более месяцев, фотографии высокого качества будут удалены. Подробнее о том, как сохранить активный статус аккаунта Google и не превысить квоту на хранение…

Как удалить с Google Диска скрытые данные из приложений

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите на значок настроек Настройки.
3. Слева выберите Управление приложениями.
4. Если у приложения есть скрытые данные, их объем отображается под описанием приложения.
5. Чтобы их удалить, нажмите Действия Удалить данные приложения.

Данные, которые не занимают место в хранилище

• Документы, таблицы, презентации, формы и сайты в формате Google, а также файлы в разделе «Доступные мне». Эти файлы занимают место только на Google Диске их владельцев.
• Файлы Google Сайтов по-прежнему не занимают место в хранилище аккаунта Google.

Расхождения в данных о занятом пространстве на Диске

Размер папки Google Диска на компьютере не всегда совпадает с объемом данных на странице drive.google.com.

• Содержимое корзины занимает пространство на Google Диске, но не синхронизируется с компьютером.
• Файлы, к которым вам предоставлен доступ, занимают место на компьютере, но не на Google Диске.
• Если объект хранится в различных папках на Диске, для него создается несколько локальных копий. Поэтому такие объекты занимают больше места на компьютере.
• Если синхронизация включена не для всех папок, объем данных на компьютере будет меньше, чем на Google Диске.
• Размер файлов на компьютере и странице drive.google.com может немного отличаться в зависимости от особенностей операционной системы.

Что произойдет, если у вас закончилось пространство в хранилище

• Gmail.

  С 1 июня 2021 года вступает в силу новое правило: если вы не используете аккаунт, в котором превышена квота на хранение, в течение 2 лет или долее, все ваши письма могут быть удалены.

  Вы не сможете отправлять или получать письма. Письма, адресованные вам, будут возвращены отправителю.

• Google Диск.

  С 1 июня 2021 года вступает в силу новое правило: если вы не используете аккаунт, в котором превышена квота на хранение, в течение 2 лет или долее, весь ваш контент в продуктах, связанных с таким аккаунтом, может быть удален.

  Вы не сможете синхронизировать и загружать новые файлы. Вы не сможете создавать новые файлы в Google Документах, Таблицах, Презентациях, Рисунках, Формах и Jamboard. Пока вы не освободите место в хранилище, ни вы, ни пользователи, которым предоставлен доступ к файлам, не смогут редактировать и копировать их. Синхронизация между папкой Google Диска на компьютере и разделом «Мой диск» также будет остановлена. 

• Google Фото.

  Если вы израсходовали место для хранения, с 1 июня 2021 года вы также не сможете загружать фото и видео высокого и экспресс-качества. Если вы не используете аккаунт, в котором превышена квота на хранение, в течение 2 лет или долее, все ваши фотографии и видео могут быть удалены.

  Вы не сможете загружать новые фотографии и видео в исходном качестве. Вам придется выбрать вариант «Высокое качество» или отключить автозагрузку.

Профессиональные версии

См. также: Google Apps

Google Drive for Work

Google Drive for Work — это премиум-версия Диска в составе Google Apps for Work, представленная 25 июня 2014 года на конференции Google I/O. Она включает неограниченное пространство для хранения, расширенные функции аудита и формирования отчетов, а также службы предоставления данных для электронных расследований. Дополнительные настройки сервиса позволяют администраторам лучше управлять работой пользователей с Диском, например разрешая отдельным сотрудникам устанавливать клиент синхронизации для ПК. На Диск можно загружать файлы размером до 5 ТБ. Если в компании менее пяти пользователей, каждому из них предоставляется по 1 ТБ. Согласно пресс-релизу в официальном блоге Google Enterprise, все данные клиентов шифруются при загрузке на серверы Google, хранении и скачивании. Пользователям предоставляется круглосуточная поддержка и гарантируется бесперебойная работа сервисов в течение 99,9% времени.

Google Drive for Education

Сервис Google Drive for Education был запущен 30 сентября 2014 года. Он доступен всем подписчикам Google Apps for Education бесплатно. Пользователям предоставляется неограниченное пространство для хранения данных и возможность загружать файлы размером до 5 ТБ.

Интерфейс облачного хранилища

Пробежимся по основным разделам, кнопкам и настройкам Google Диска.

Через кнопку «Создать» в левом верхнем углу вы можете загружать на свой диск файлы и папки с компьютера. А также создавать папки и документы непосредственно в облаке. Создавать можно текстовые документы, таблицы, презентации со слайдами, Гугл Формы (для опросов, анкет, записи на скайп-консультации), рисунки, карты и сайты.

Под этой кнопкой располагается панель с основными разделами Диска.

В разделе «Мой диск» находятся все загруженные в облако файлы и папки, а также документы и папки, которые вы создали в облаке.

Выделяя тот или иной файл/папку мышкой, вы можете производить над ними различные действия, об этом расскажу далее. Чтобы выделить сразу несколько файлов, удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре и кликайте по нужным файлам.

Отображение файлов на Диске можно отсортировать по названию, по дате изменений, по дате просмотра.

В разделе «Недавние» – отображаются файлы, с которыми вы недавно работали (открывали, загружали, редактировали и т.д.).

Раздел «Google Фoто» – здесь появляются изображения, которые вы загрузили в приложение Google Фoто. Также сюда автоматически сохраняются картинки, загруженные к постам в Гугл плюс. Попасть в само приложение можно кликнув по иконке приложений Гугла из диска, почты, стартовой страницы браузера Гугл Хром.

В настройках приложения можно поставить полезную галочку, чтобы фото и видео не занимали лишнее место в хранилище.

Для этого зайдите в Гугл Фото, нажмите по трем вертикальным полосам вверху слева, перейдите в настройки.

И отметьте соответствующий пункт:

Раздел «Помеченные» – сюда попадают файлы и папки, которые вы отметите, как важные для себя. Отметить очень просто – выделяете файл, жмете правой кнопкой мыши, в открывшемся списке выбираете «Добавить пометку». Чтобы убрать файл из «Помеченных» – опять нажимаете правой кнопкой и выбираете «Снять пометку».

Корзина – в нее попадают файлы, которые вы удаляете со своего Гугл Диска. Корзину можно очистить, тогда файлы удаляются окончательно. Вы также можете восстановить любой файл из корзины, выделив его мышкой и нажав «Восстановить из корзины».

В правом верхнем углу Google Диска есть еще несколько полезных иконок.

Вы можете настроить отображение файлов в облаке в виде списка или сетки. Нажав на букву «i» в кружке, можно просмотреть историю своих действий на диске, а также свойства любого файла, выделив его мышкой. Клик по шестеренке откроет дополнительный список вкладок.

Во вкладке «Настройки»:

• Можно поменять язык интерфейса. • Включить офлайн-доступ (сохранение Гугл-документов на компьютер, чтобы работать с ними без подключения к интернету). По этому вопросу вы можете ознакомиться с отдельной инструкцией. • Отключить автоматическую загрузку фотографий из Гугл Фото в папку на диске. • Выбрать вариант интерфейса – просторный, обычный или компактный.

Есть также настройки оповещений.

И возможность подключать разные приложения Google к своему диску.

Нажав на вкладку «Установить диск на компьютер», вы сможете скачать приложение для ПК, а также для смартфонов на Android или Iphone. Тут учитывайте, что приложение для ПК синхронизируется с облаком онлайн и все файлы оказываются у вас на компьютере, занимая место. Поскольку мне это не подходит, я предпочитаю пользоваться только веб-интерефейсом. Плюс от синхронизации разве что в возможности быстро отправить файл большого размера в облако или разом сохранить все файлы из облака на компьютер, после чего синхронизацию отключить.