10 cпособов как все успевать

Как научится рационально использовать свое время?

Известно, что в сутках всего 24 часа. Из них около 8 часов уходит на сон, 8-10 часов на работу или учебу… а остальное время пропадает в безделье или рутинных делах. Как же настроить себя на продуктивный день, который будет включать в себя не только отдых после рабочего дня?

Первым, что следует сделать, это обозначит и записать свои основные цели. Для начала, стоит обзавестись дневником (или органайзером) в удобном формате (электронном или бумажном). В него удобно заносить возникающие идеи, текущие задачи. Преимущество электронного дневника – установка напоминаний, срабатывающих в назначенное время.

Итак, принципы продуктивного ведения ежедневника:

• Глобальные задачи.

В первую очередь нужно определить круг основных, наиболее важных и всеобъемлющих целей. Постановка этих задач поможет определится с направлением деятельности, наглядно покажет, какие шаги сделаны и упростит их анализ. Выглядит это примерно так:

1. Бизнес
2. Духовное развитие
3. Семья
4. Спорт
5. Образование и т. д.

• Сферы жизни

Выделив сферы жизни, в которых будет осуществлена деятельность, стоит разбить основную цель на подпункты

И, самое важное, определить, для чего стоит выполнить ту или иную задачу

• Корректировка изначального плана.

По мере построения кривой выполнения поставленных задач, стоит вносить правки, чтобы усовершенствовать и доработать план.

• Временные рамки.

Для достижения той или иной цели, выполнения задачи, следует ограничиться временным промежутком. Это даст дополнительный стимул к движению и поможет при составлении статистики.

• Расстановка приоритетов.

При планировании отдыха или в те моменты, когда заниматься делами не хватает жизненных сил, поможет расстановка приоритетных задач. Тогда выполнить можно будет только то, без чего обойтись невозможно.

Что нужно сделать, чтобы система планирования работала?

• Определить цикличные задачи.

Те действия, которые необходимо выполнять ежедневно. Следует выделить соответствующее количество времени для их выполнения.

• Умения.

Создать список знаний, навыков и умений, планируемых к приобретению к концу года. Следует анализировать пользу приобретаемых умений и оставлять для изучения исключительно то, что приносит непосредственную пользу.

• Постепенное внедрение системы.

Стоит осуществлять вход в систему рационального использования времени, постепенно внедряя полезные привычки в обыкновенный уклад.

• Отношения.

Стоит завести отдельную папку, в которой будет вестись учет новых знакомств, динамика развития состоявшихся отношений. Возникающие в процессе общения идеи и проекты.

Ведение дневников, личных записей поможет помнить все возникающие идеи, счастливые события или видеть личностный рост, стоит вести запись своих достижений в дневнике. Это поможет также научится выражать письменно собственные мысли

Также важно вести спортивный дневник (вместе с дневником питания), который покажет прогресс и пользу выбранного направления. Анализ записей поможет выявить приоритетные и прогрессивные направления развития

Как составить планы и цели на День

Люди делятся на два типа. Те, кто планируют накануне вечером. И те, кто предпочитает делать это по утрам. Я отношусь ко второму типу. Вам я советую поэкспериментировать и понять, что вам больше подходит.

Любой человек может накидать примерный план на следующий год, каждый способен раз в месяц распланировать его, многие в состоянии распределить время в течение следующей недели, но в планировании каждого дня большинство терпят крах.

Звучит очень «попсово», но это правда.

Если у вас не получается составить планы на год, месяц, или день, пишите мне на почту arsenychhistyakov@yandex.ru. Я с удовольствием дам некоторые рекомендации и помогу составить планы абсолютно бесплатно.

Основные правила планирования дня

• Превратите это в рутину. Каждый день начинайте с планирования дальнейшего дня.
• Расставляйте приоритеты. Сделать это можно буквенным способом ABC, где A – это важные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь; B – тоже значимые цели, но их можно перенести; C – маловажные дела, к которым можно приступать, если остается свободное время.
• Не забывайте выделить время на отдых.
• Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь.
• Подводите итоги в конце каждого дня. Анализируйте свои успехи и неудачи.
• Не тревожьтесь, если что-то идет не по плану.

Обычный день Дуэйна Джонсона

Вы хотите примеров? Получайте.

1. День Скалы начинается в 4:00. Первое, что он делает с утра – это полчаса кардио. Его цель сжечь 200 калорий.
2. Затем идет первый прием пищи.
3. Дальше вторая силовая тренировка.
4. Второй прием пищи.
5. Если это съемочный день, то он отправляется на съемки.
6. Прием пищи №3.

А вот план моего дня:

Пример планов и целей на день

Нужно ли расписывать день по часам?

Раньше я был ярым сторонником того, что день должен быть четко расписан вплоть до минут. Я практикую эту технику уже около год, но недавно столкнулся с проблемой.

Дело в том, что когда отвожу на какую-то задачу определенное время, будь то написание статьи – 2 часа, я чувствую, что загоняю себя в рамки. Я ставлю себе установку, мол, за это время нужно написать ¼ статьи. И это мешает полностью сконцентрироваться на деле.

Я стал копаться в себе и понял, что для творчества не нужны временные рамки. У творческих людей продуктивность зависит от настроения и мотивации. А моя работа отчасти состоит из творчества и рутинных дел. Рамки нужны именно для этих рутинных дел, но никак не для творчества.

Из этого следует вывод:

Как правильно ставить задачи (цели) по проекту

Рекомендую пользоваться принципом SMART. Как это расшифровывается:

S (Specific — «конкретный»): цели проекта определяются четко и конкретно, чтобы все участники и вовлеченные в процесс люди понимали, что и зачем делают. Неконкретную формулировку допускают часто и она плохо влияет на дальнейшее планирование. Например, задача:»сделать хороший сайт» достаточно абстрактна: нужно четко сформулировать, что именно мы хотим получить на выходе.

A (Achievable — «достижимый»): нужно требовать, чтобы исполнители приложили усилия, но при этом оглядываться на реальный мир и имеющиеся ресурсы. Не нужно ставить цели, которых не достигнуть, даже если вся команда будет работать 24 часа в сутки. Например, спланировать полет на Марс за 2 месяца нереально — для этого требуется гораздо больше времени.

R (Relevant — «последовательный»): все цели должны укладываться в общую концепцию, соотноситься со стратегией развития бизнеса. Например, если вы фокусируетесь на какой-то нише, то нужно развиваться именно в ней. Если не будет результатов, можно рассмотреть и другие ниши, но последовательно.

T (Timed/Timebounded — «измеримый во времени»): для целей нужно намечать временные рамки, не только конечные, но и промежуточные. Например, если сайт должен быть готов через месяц, нужно оценить сроки выполнения всех подзадач и четко сформулировать их сотрудникам и подрядчикам.

Как показывает практика, если не задать критерии по SMART, то с большой вероятностью можно как минимум сорвать дедлайн по проекту.

Чек-лист по планированию проекта 1. Составить полный список задач (SMART); 2. Распределить ресурсы на каждую задачу, убедиться, что их достаточно; 3. Построить взаимосвязь между задачами — можно ли выполнить их параллельно, последовательно, какие нужно завершить до начала реализации следующих; 4. Определить критический путь, учесть риски по срокам и переносу времени исполнения; 5. Исходя из плана и ресурсов высчитать себестоимость проекта для выставления сметы заказчику.

Интернет – это Ваш помощник, а не поглотитель времени.

Социальные сети, электронная почта, скайп – это все сильные ловушки, которые на самом деле очень нас отвлекают. Старайтесь дозировано позволять себе просто листать ленту друзей, читать забавные посты в инстаграме, только конечно, если это не Ваша работа и Вы не ведете такие странички.

Итак, как Вы видите у тайм-менеджмента есть целый ряд важных функций, направленных по повышение Вашей продуктивности.

Теперь Вы знаете, что успеть все можно, только делать это нужно с подходом, планированием и пониманием ценности времени. Ведь тайм-менеджмент не только дисциплинирует нас, но и позволяет гармонично распределить приоритеты над теми или иными проектами.

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси

Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

1. А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
2. Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
3. В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
4. Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
5. Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.

Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5”

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас

Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь

С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:

• важные и срочные;
• важные и несрочные;
• неважные и срочные;
• неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.

Закон Парето

Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте

Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.

Работа блоггером

Я уже выкладывал статью и видео о работе блоггером, это для тех, кто думает, что это совсем ненапряжно по времени. С тех пор утекло много воды, поэтому еще раз, что входит сейчас в работу:

• Написание статей. Статью о впечатления можно быстро написать, когда навостришься, а вот некоторые информационные посты пишутся неделю, не включая переработку информации.
• Редактирование фотографий, подписывание и расстановка их по тексту. Если в статье 40 фотографий, то даже при минимальной обработке это час, подписать и расставить еще столько же. Да-да, последнее тоже занимает прилично времени.
• Комментирование и ответы на вопросы. Когда посещаемость у блога становится большая, то вопросы сыпятся каждый день. И я не могу на них не отвечать, ведь блог для того и делался, чтобы помочь с информацией. А вот когда выпускается философский пост, то там вообще порой дебаты разгораются, и как в них не участвовать, если я сам задаю эту тему. Часто, сев с утра отвечать на вопросы за последние пару дней, на этом мой рабочий день и заканчивается.
• Переписка по электронной почте и в личке. И, если я сейчас всех с вопросами отправляю в комменты, то все равно переписка остается. Иногда она личная, иногда по делу. Часто приходится переписывать с какими-нибудь техподдержками того или иного сервиса.
• Решение технических вопросов. Опираясь на свой опыт могу сказать, что от эти вопросы возникают постоянно, то один плагин отвалился, то кросспостнг перестал работать, то на сайте блок уехал куда-то. Да, конечно, если использовать минимальный функционал, то техническая сторона будет минимизирована, однако, мне напротив постоянно что-то хочется добавить новое, а не убрать, ведь прогресс не стоит на месте и нужно идти в ногу со временем, улучшая юзабилити.
• Продвижение сайта и анализ развития. Это то, чем я занимаюсь сейчас меньше всего, но это нужно делать. И как раз этот самый пункт получается глупо отдавать на сторону, потому что авторский блог с заработком на контекстной рекламе нерентабельно продвигать в принципе, к тому же еще чужими руками.

Каким может быть список?

У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.

Обычный список

Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:

Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.

2. Метод Шваба

Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:

Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.

Метод трех результатов

Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.

Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.

Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.

Метод 1-3-5

Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:

1 важную задачу.
3 задачи средней степени важности.
5 второстепенных задач.

Вот как это выглядит:

В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.

Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.

5. Техника Pomodoro

Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:

1. Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
2. Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
3. Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
4. Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
5. После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).

Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.

Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.

Матрица Эйзенхауэра

Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:

Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D

Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь

В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.

7. Метод Альпы

Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:

Этап 1. Составить список дел.

Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.

Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).

Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.

Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.

Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

Планируйте, что будете делать

Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать

Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Исполнение

На этом этапе могут возникнуть трудности: например, сложно правильно распределить очередность выполнения задач. Избежать трудностей поможет ряд простых инструментов:

• Матрица Эйзенхауэра;
• Вычеркивание дел;
• Делегирование;
• Тайм-менеджмент (Хронос и Кайрос).

Работают они только тогда, когда вы их правильно и регулярно (!) применяете. Если человек один раз пробует и у него не получается — это не значит, что инструмент не работает.

Рассмотрим подробнее.

Матрица Эйзенхауэра. Делим дела на срочные, важные, несрочные и неважные.

Первыми делаем срочные важные дела (например, проекты у которых подходит срок сдачи, разрешение кризисов) и срочные неважные (перерывы, телефонные переговоры, некоторые встречи, совещания и т. п.).

Вообще, в управлении бизнесом эффективным считается такой стиль управления, при котором возникает минимальное количество «пожаров». Это показывает, что руководитель умеет планировать дела и предусматривает сложные ситуации.

Далее по значимости следуют несрочные важные дела. К ним может относиться оценка результатов, планирование новых проектов, налаживание отношений, превентивные мероприятия и т. п. Они могут перетекать в срочные важные, поэтому лучше их делать заранее.

Распространенная ошибка — сотрудники и руководители погружаются в не срочные неважные дела (текучка) вместо не срочных важных. Как следствие, горят сроки и нарушаются договоренности

Крайне важно правильно определять важность дел. Для этого можно составить определенные критерии и распределять задачи в соответствии с ними.

Матрицу полезно составлять ежедневно

Это особенно важно для руководителя — он должен уделять время планированию и разработке стратегий развития, а не погружаться в рутинную работу, создавая видимость кипучей деятельности. Когда начальник не делегирует текущие дела сотрудникам, его работа непродуктивна, хотя и объемная.

Вычеркивание дел

Обратите внимание на несрочные и неважные дела — рутинную работу, некоторые письма и звонки. Если эта категория дел ежедневно входит в список, она «засоряет» время: может быть, лучше их полностью исключить? Отказывайтесь от того, что вам не приносит никакой пользы.

Делегирование

Здесь важно учесть:. 1

Поговорка «если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам» очень вредна для бизнеса и карьерного роста. Без делегирования руководителю не обойтись.

1. Поговорка «если хочешь сделать что-то хорошо, делай это сам» очень вредна для бизнеса и карьерного роста. Без делегирования руководителю не обойтись.

2. Всегда составляйте инструкции и полный список задач. Они требуются для четкого понимания сотрудником своих обязанностей и осознания личной ответственности.

3. Все задачи должны быть расписаны по SMART-методу, о котором мы говорили выше.

4. Необходимо убедиться, что цели поняты исполнителем.

5. Нужно проводить периодический контроль и требовать отчетность.

Оптимальное распределение времени или «Хронос-Кайрос». Хронос — линейное планирование по часам (дела планируются на конкретное время); Кайрос — событийное планирование (например, во время поездки по городу встречается магазин, где можно сделать покупки, поэтому можно отклониться от маршрута, это и есть гибкое планирование).

1. Планируйте дела заранее в хронологическом порядке — встречи, совещания и т.д.

2. Заносите эти дела в календарь, установленный у вас в смартфоне (например, в Google Календарь).

3. Отдельно составляйте список дел, которые вы выполните при наступлении определённых событий.

4. Всегда имейте все планы в текстовом виде — желательно «в облаке», чтобы они были доступны с любого мобильного устройства.

Как распределить свое время?

Для начала сядьте и напишите список дел, которые вам нужно сделать за определенный период (час, день, неделю)

Весь список можно отсортировать, учитывая их важность и степень срочности. Специалисты советуют делить все обязанности и задания на четыре таких степени:

1. Степень срочности 1 – сделать сегодня до 6 вечера;
2. степень срочности 2 – сделать до 6 вечера, но завтра;
3. степень срочности 3 – сделать до конца этой недели;
4. степень срочности 4 – сделать до конца следующей недели.

Помимо этого, каждая степень может включать ряд подгрупп с несколькими заданиями

Каждое задание мы обозначаем отметками 1-5 (или больше, в зависимости от количества дел), где 1 – самое важное и срочное, 5 – то, что может подождать до конца дня/недели

Как распределить время правильно и успеть все за короткий период? Для этого достаточно просто начать с самых важных дел. Незначительные дела в случае катастрофической нехватки времени можно оставить на завтра. Если вас поджимаю сроки, некоторые пункты можно поменять местами, обновляя список каждый вечер.

Многие также стараются распределить все действия по группам:

1. Быт;
2. работа;
3. семья;
4. здоровье;
5. прочее.

Это не значит, что вам нельзя выходить за рамки подгрупп, ведь вы всегда можете делать одновременно несколько дел. Например, чистя посуду или занимаясь в спортивном зале, можно слушать аудиокниги или изучать иностранный язык. Разговаривая по телефону, вы можете поливать цветы и убираться в доме. Проглядывая договор или финансовый отчет, можно делать растяжку или заниматься йогой.

При составлении плана и его внедрения в жизнь очень важно оставлять так называемый резерв – около 5%. Он нужен для случаев, когда один из процессов застопорился или на решение задачи понадобился больший период, чем вы рассчитывали

Никогда не оставляйте выполнение задачи на полпути и переходите к следующему пункту только тогда, когда закончили с предыдущим.

Советуем к прочтению статью: как правильно экономить на еде?

Планирование

Планирование — ключевой момент в управлении временем. Составляя план, учитывайте, что он должен быть разумным и осуществимым — от этого зависит ваша эффективность.

Декомпозиция

Различайте цели и задачи. Цель — масштабная и общая. Чтобы достичь цели, нужно е` «раздробить» на более конкретные и локальные задачи. Такой прием называется «декомпозицией целей».

К примеру, вам нужно организовать мероприятие. Ваша цель — «Мероприятие проведено в указанные сроки в рамках утвержденного бюджета». Достижение этой цели складывается из выполнения конкретных задач:

«Выбор и согласование площадки»,

«Выбор и согласование приглашенных»,

«Выбор и организация развлечений».

SMART

После того как вы разбили основную цель на задачи, чётко сформулируйте их. Используйте для этого метод SMART. Задача должна быть:

конкретной (Specific),

измеримой (Measurable),

достижимой (Attainable),

актуальной или истинной (Relevant),

ограниченной во времени (Time-based).

Сформулированную таким образом задачу легко выполнять — в её описании уже заложены требования. Пример формулировки задачи по SMART: «Увеличить онлайн-продажи на территории России к концу 2017 года на 25 %».

Фиксируйте план действий

Записывайте задачи и цели в бумажный или электронный планировщик. Это поможет освободить голову и не переживать, что вы что-то забыли. Как бонус, получите массу удовольствия, вычеркивая выполненную задачу из списка. При этом мотивация завершить следующую задачу возрастает.

Диаграмма Ганта

Это визуальное представление запланированных дел в виде календаря. Укажите в диаграмме задачи, их сроки, время и порядок выполнения.

Другие полезные рекомендации по планированию

Планируя день, воспользуйтесь советами:

• Заведите красивый ежедневник или скачайте приложение для смартфона или компьютера, куда будете записывать задачи и планы. Существует много программ-помощников, которые автоматически систематизируют задачи, вовремя вносят изменения и напоминают о планах в течение дня. Популярными инструментами планирования являются Google Календарь и Wunderlist.
• Планер или ежедневник всегда держите под рукой. Чтобы в случае возникновения новых дел внести коррективы в распорядок дня и зафиксировать новую задачу.
• Используйте 2-3 инструмента планирования. Например, есть действенная методика BulletJournal. Согласно ей, ланы, идеи, привычки, финансы записываются в обычную тетрадь. Или популярная техника планирования Pomodoro. Ее суть в следующем: вы устанавливаете таймер на 25-30 мин и активно, не отвлекаясь, работаете. После выключения таймера делаете 5-минутный перерыв. После чего опять возвращаетесь к обязанностям на 25-30 мин.
• Распределяйте нагрузки. Как выяснили ученые, мозг функционирует лучше в определенное время. Следите за внутренними биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.

И еще одна рекомендация. Старайтесь избегать перегрузок. В ежедневнике выделяйте, как минимум, один свободный день, который посвятите себе и занятию любимыми делами.

Важно не то, что вы в итоге сделаете дела, а то, КАК вы их сделаете

В этом тексте мы собрали принципы тайм-менеджмента, которые не просто помогают успеть сделать все важные и неважные дела на день (в этом лучше всего помогает догорающий дедлайн), но еще и сохраняют ваши нервы, силы и желание приходить на работу каждый день. Потому что можно, конечно, в спешке закрывать проект за проектом без отдыха и с переработками, но насколько это будет продуктивно и правильно, надолго ли хватит рабочего настроя? Звучит как начало истории про профессиональное выгорание. Итак, о принципах организации дня.

Принцип № 1: ведите бэклог задач

Всегда

Это важно выполнять. Можете даже личные дела также вести

Потому что прежде чем понять, как правильно распланировать свой день, надо определить, что вам собственно нужно делать? Без списка тут не обойтись.

Todo-листы, канбан-доски типа Trello, Bullet journal и простой бумажный ежедневник идеально для этого подходят. Есть даже notion — объединяет в себе всё, что только хотите.

Принцип № 2: приоритезируйте бэклог

Хвататься за всё подряд — совсем не эффективно. Глядя на список дел, вы должны сразу понять, что из этого нужно делать срочно, а что можно планировать на потом.

Расставить приоритеты можно тоже по-разному. Например, разделив все дела на 4 части по матрице Эйзенхауэра: в основе — квадрат

Или воспользоваться методом 1-3-5, когда у вас всего одно важное дело на день, три средней значимости и пять мелких, их легко сделать. Или вообще распределить свои задачи на основе принципа Парето и научиться начинать с тех, которые принесут 80% результата

Принцип № 3: фиксируйте всё, что вы делаете в течение дня

Запишите, а потом вычеркивайте из списка то, что сделали. Во-первых, это поможет сохранить актуальность списка. Во-вторых, подстегивает ваш энтузиазм.

Особенно круто будет, если при этом вы еще засечете время, которое потратили на каждую задачу

Приложения типа toggl созданы специально для того, чтобы знать, сколько времени ушло на какой-нибудь отчет, и учитывать эту скорость важно при дальнейшем планировании

Принцип № 4: давайте себе отдохнуть

Это может быть 10 минут на поболтать с коллегами или полчаса йоги. Всё зависит от того, как долго вы можете фокусироваться на одной задаче и как вам нравится расслабляться на работе.

Если вы расписываете важные задачи и список дел не только по приоритетам, но еще и по времени, проследите, чтобы в плане на день нужное вам время для отдыха тоже было учтено.

Принцип № 5: узнайте, что помогает вам концентрироваться

Кому-то нужно включить драйвовую музыку, а кому-то нужна полная тишина. Если необходимо, отключите все оповещения, уберите телефон в сумку, вставьте беруши в уши или наоборот, идите работать за большой стол с шумными коллегами.

Даже самое качественное планирование может потерпеть неудачу, если сфокусироваться на делах не получается. И не пренебрегайте медитациями. Тем более, что их можно делать даже . Они также эффективны для внимания, как спортивные тренажеры для мышц.

Принцип № 6: выстройте подходящую очередность задач

Если перспектива несколько часов подряд делать одно и то же кажется вам классной — составляйте план на день из групп одинаковых задач, которые нужно сделать.

Но если вы скорее всего уснете за пятым отчетом подряд — разбавляйте похожие задачи другими делами. Сделали два отчета? Позвоните клиенту, разберите почту и только потом делайте третий.

Принцип № 7: поймите, как на вас влияют встречи и обсуждения

Общение и коллективные встречи-обсуждения могут здорово выматывать или наоборот заряжать энергией. Вспомните, как обычно они влияют на ваш настрой и в соответствие с этим планируйте другие свои задачи на день.

Если вы можете влиять на время собрания, назначайте его так, чтобы зарядиться энтузиазмом от него на весь день. Или наоборот, ставьте встречу на вечер, чтобы сразу после пойти отдыхать.

А если время для брейнштормов обычно устанавливаете не вы — постарайтесь понять, как организовать рабочий день и дела из списка так, чтобы ваше настроение после встречи или вообще на них не повлияло, или повлияло только положительно.

Как планировать свой день и подводить итоги: что делать, если что-то не успели?

Согласитесь, следовать плану удается далеко не всем и не всегда. Однако нужно стремиться к тому, чтобы не в ущерб своему здоровью выполнять максимально запланированное количество дел. Для этого рекомендую сделать следующее.

Приобретите практичный и понравившийся вам ежедневник, а также цветные стики. В начале каждой недели записывайте все дела, которые выполнить просто необходимо, причем в определенный день. А на стиках, как на фото, пишите дела, которые выполнить в течение недели нужно, но не в какой-то определенный день. И вот эти полосочки наклейте на запланированные даты. Если что-то не будете успевать, то стики будете просто передвигать и переносить на другой день недели.

Кроме того, обязательно определите для себя пять (не более!) приоритетных сфер жизни и так же запишите их на самоклеящихся полосочках. Теперь планировать расписание на неделю будет проще. Ведь если, к примеру, в приоритете у вас здоровье, то в первую очередь вы должны посвятить утро и часть дня каким-то оздоровительным процедурам. Следовательно, и остальные дела выполняете в порядке их очередности.

Запишите себе полезные привычки, которые планируете приобрести в течение месяца. Как известно, привычки закрепляются в течение трех недель, поэтому если вы спустя месяц чувствуете, что они не стали частью вашей жизни, то в следующем месяце также продолжайте работать над ними.