Организация отдела продаж

Менеджер продажам функции

Если вы будете притворяться, что работаете, мы не будем притворяться, что вам платим.

В целом неплохо, если сотрудник, который выполняет стандарты компании по заполнению необходимых документов, и обеспечивает высокую напряженность работы, большое количество звонков и встреч, выполняет и перевыполняет нормативы по интенсивности коммерческой работы, может обрести некий бонус к своему окладу, даже если у него в данном месяце не очень высокие результаты продаж.

И напротив, еще лучше, если сотрудник, который расслабился и за какой-то день не выполнил даже минимальных необходимых нормативов, получит этот день за свой счет по решению руководителя продаж. Причем совсем хорошо, если такое решение объявляется прямо на следующий день на утренней оперативке, чтобы все услышали, что не выполнять нормативы по фатально вредно для дохода.

Проверка подходящих кандидатов

Чтобы на должность менеджера по продажам пришел работать специалист, который даст результат, нужно его проверить. Одним из основных методов является собеседование, когда соискателя полноценно изучают

Важно обратить внимание на некоторые моменты. 

У кандидата есть опыт в продажах, идеально, если он есть с той же целевой аудиторией и нишей товаров.
Прошлым местом работы была компания с высокими требованиями к работникам

Здесь важно учесть, чтобы длительность работы была не менее года, при меньшем периоде есть риск, что человек просто не соответствует запросам.
Идеальный возраст продажника 23–25 лет. Этот нюанс достаточно важен, ведь именно к такому возрасту формируется окончательная позиция и кругозор, вырабатывается техника продаж.
Есть высшее образование

При наличии диплома человек имеет преимущества, начиная от знания базовых понятий и тенденций, заканчивая умением находить и анализировать информацию.
Уважение к начальству. Если кандидат сдержанно отзывается о предыдущих местах работы и руководителях – это хороший вариант. Какой бы ни была ситуация, человек должен быть сдержанным и тактичным, что особенно важно в продажах.

Также у продажника должны быть важные качества, которые можно проверить: 

• амбициозность – следует спросить о последней поставленной цели и методе ее достижения, как принимающая компания могла бы это проверить. Реакция может многое сказать;
• желание достигать результата – продажники должны иметь четкое представление, чего они хотят добиться в рамках компании. Если кандидат разобрался в деятельности компании или уже имеет примерный план работы, он принесет пользу;
• обучаемость – на собеседовании можно дать новую для человека информацию, которую он должен изучить. По итогам проводится тестирование, и если оно закончилось с удовлетворительными результатами – кандидат готов воспринимать новые знания;
• гибкость – поскольку менеджер по продажам – это универсальный специалист, способный работать со многими направлениями, на собеседовании стоит сказать о совмещении обязанностей. Если начнутся возражения или одобрения – с таким специалистом могут быть проблемы.

Нередко, особенно в крупных компаниях, проводится «обкатка» потенциальных продажников. Это может происходить во время собеседования или в специально отведенное время. Среди возможных способов экпресс-проверки навыков продаж: 

1. Имитация продажи – для этого собирается комиссия из представителей компании-нанимателя, а также продавцов других товаров. Кандидат ставится в ситуацию, когда ему нужно совершить продажу, выгодно презентовать товар и поработать с возражениями. Сторонние члены комиссии нужны затем, чтобы оценить навыки продаж, поскольку при незнании кандидатом товара потенциального работодателя, его авторитет снижается в глазах представителей.
2. Полевые испытания – в отличие от имитации, это – реальное испытание кандидата. Его отправляют в любую локацию, где он должен совершить продажу и взять контакты у клиента. Как правило, именно таким способом можно определить стратегию работы продажника, его активность и креативность, умение расположить к себе человека. В ходе испытания, представители нанимателя должны отслеживать и анализировать работу, делая выводы о профпригодности.

Если по итогам анкетирования, собеседований и тестирования менеджер продемонстрировал эффективность, его можно брать на испытательный срок. Но проверка на этом не заканчивается, за ним должен присматривать руководитель или более опытный сотрудник. К концу испытательного периода у менеджера уже должны быть продажи и стартовая база клиентов.

Основные обязанности

Чаще всего работа менеджера по продажам начинается с поиска новых клиентов. Конечно, есть вероятность, что вы придете на готовую базу или будете отвечать на входящие заявки. Это облегчает работу. Но в полном цикле продаж все начинается с поиска и привлечения новых покупателей.

Следующий этап – это консультация, ответы на вопросы и возражения, корректный выход из коммуникации, в идеале с закрытием сделки, но часто с первого контакта все только начинается. Вы выясняете потребности заказчика и идете на следующий этап, на котором в зависимости от сферы деятельности компании готовите для него коммерческое предложение, смету или просто расчет стоимости.

После этого вы снова связываетесь или встречаетесь с заказчиком. Когда продажа совершена, клиенту, скорее всего, потребуется сопровождение, что тоже входит в обязанности менеджера по продажам.

А теперь еще раз коротко основные задачи продажника:

1. Поиск и привлечение новых покупателей посредством телефонных звонков, электронных писем, встреч.
2. Презентация продукта, участие в выставках.
3. Ответы на вопросы, снятие возражений.
4. Подготовка коммерческого предложения.
5. Подготовка документов с помощью юриста, бухгалтера и других специалистов.
6. Контроль поступления оплат.
7. Передача данных о заказе на производство или в другой отдел, который занимается непосредственным созданием продукта, услуги. Координация действий разных подразделений с целью удовлетворения потребности заказчика.
8. Контроль за выполнением заказа, сопровождение клиента.
9. Повторные контакты и продажи.
10. Выполнение плана продаж.

Какие-то обязанности могут выполнять и другие сотрудники. Это уже зависит от организации работы на конкретном предприятии. Чем меньше компания, тем больше функций у каждого сотрудника. Я рассказала общую схему и основные процессы, в которые включается продающий менеджер.

Методы управления процессом продаж

В зависимости от специфики бизнеса подбираются методы управления продажами. Наиболее популярный – проведение регулярных собраний с продавцами

Это важно вне зависимости от того, где работают менеджеры: в офисе или на удаленке. На встречах руководитель доносит до подчиненных новую информацию, а также стимулирует их на выполнение плана

Есть еще несколько методов управления, которые дополняют собрания:

• организация мероприятий для повышения квалификации продавцов, где менеджеры изучают новые продукты, техники продаж и отрабатывают скрипты;
• регламентация процедур, которые связаны со сбытом товаров. Например, внедрение скриптов продаж – единых сценариев разговора для всех работников. Это помогает выйти на новый уровень по качеству сервиса и ускорить цикл сделки;
• распределение функционала каждого работника в отделе продаж. Управлять продажами легче, когда среди менеджеров не происходят конфликтные ситуации. Если распределить функционал среди менеджеров, можно повысить индивидуальную и общую продуктивности, а также снизить число конфликтов.

Другая составляющая управления продажами – контроль и анализ. В этой сфере можно использовать такие методы:

• анализ работы менеджеров и отдела в общем. Желательно проверять продуктивность работников на каждом этапе работы. Можно использовать как отчетность, так и тайного покупателя, чтобы посмотреть на обслуживание глазами клиента;
• сравнение плановых и фактических показателей. Позволяет не только вовремя корректировать стратегию, но и сравнивать менеджеров между собой по продуктивности;
• анализ изменения рынка, внедрение новых тактик. 

II. Должностные обязанности

Менеджер по продажам:

1. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.
2. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.
3. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.
4. Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.
5. Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.
6. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.
7. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).
8. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.
9. Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей; пр.
10. Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам (расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты инкассо, расчеты по открытому счету, банковскими переводами, по товарному кредиту, платежными поручениями, пр.), разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.
11. Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).
12. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
13. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
14. Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.
15. Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.
16. Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно- правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).
17. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
18. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.
19. Организует и руководит проведением мероприятий по формированию потребительского спроса на товары, стимулированию продаж, координирует проведение отдельных видов рекламных кампаний, обеспечивает участие предприятия в презентациях товаров, в проводимых ярмарках, выставках.
20. Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента.
21. Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам, мерчандайзеров, торговых агентов, иных работников), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение.

Цели

Основные обязанности сейл-менеджера таковы:

• организация и ведение продаж;
• планирование и осуществление аналитической работы;
• обеспечение самих продаж;
• контроль отгрузки товара, расчет с клиентами и т. д.

Исходя из этого, перед специалистом ставятся цели, выполнение которых – основное условие его служебного соответствия. Цели всегда начинаются с глаголов: например, увеличить приток новых клиентов, расширить клиентскую базу, повысить эффективность пассивных продаж, найти новые инструменты привлечения клиентов, предложить возможности выгодных бизнес-коллабораций и т. д.

Основные задачи руководителя отдела продаж

Одной из базовых задач РОПа является руководство отделом продаж. К основным относится планирование, определение показателей активности, мотивация, контроль, организация и обучение. Планирование предусматривает создание общей документации с декомпозированными целями

Важно детализировать активность каждого менеджера по различным временным периодам. Определение ежедневных показателей активности основывается на выявлении «счетчиков» – особых показателей каждого продавца: ежедневного количества звонков, встреч, оплат и выставленных счетов

Мотивационная система предусматривает денежные и нематериальные способы мотивации. Контроль сотрудников основывается не только на настройке системы отчетности вCRM, но и на использовании современных способов коммуникации – мессенджеров и геолокации. Их применение позволяет контролировать отчеты по факту оплаты, обсуждать планы по клиентам, контролировать местоположение сотрудника.

Касательно организации работы персонала, необходимо проведение собраний. Это как еженедельные и ежемесячные собрания, так и ежедневные планерки, пятиминутки.

Обучение при отсутствии внутреннего тренера ложится на плечи начальника отдела продаж. Тренинги должны фокусироваться на таких элементах как листы развития, навыковая модель и прослушка звонков.

Функции руководителя отдела продаж

Существует несколько основных функций, которые должен выполнять руководитель отдела продаж, руководя своим отделом.

1. Проведение ежедневных собраний. На них необходимо узнать о плане оплат, отгрузок, пообщаться относительно промежуточных результатов прошлого дня – количестве звонков, к примеру. Также руководитель присылает отчет (план-прогноз), в котором отображен процент выполнения плана на сегодняшнюю дату конкретными специалистами.
2. Встреча с сотрудниками по pipeline. У персонала всегда в наличии список оплат, поэтому руководителю необходимо встретиться с менеджерами и обсудить, какого клиента каким образом они планируют закрывать, послушать их звонки и тем самым сделать pipeline.
3. Мотивационные встречи с персоналом. Руководителю необходимо как минимум раз в две недели проводить такие мероприятия, ставя на них цели и задачи по SMART, делая привязку собственных целей сотрудников к планам компании.
4. Прослушивание как минимум двух звонков по каждому из сотрудников ежедневно. Причем это должны быть разные типы звонков, например, по переговорам/цене и по запросу.
5. Руководителю необходимо делать специальные чек-листы и папки по развитию сотрудников.

Разделение функций между отделом продаж и клиентским отделом

Функции отдела продаж по работе с клиентами и ведению документации целесообразно передать специальной группе сотрудников. В обязанности клиентского отдела входит сбор платежей с новых и старых клиентов. В этом случае менеджеры по сбыту активно привлекают покупателей и заключают крупные сделки, не тратя время на рутинные операции.

Оклад у сотрудников бэк-офиса может быть больше, чем у менеджеров отдела продаж. Высокие доходы последних зависят от процентов, начисляемых при выполнении и перевыполнении плана.

Вскоре прибыль от клиентского подразделения существенно превышает доходы от активного сбыта. Только по текущим платежам за месяц может быть собрана сумма до 50 млн рублей.

Таким образом, даже если на несколько месяцев отправить продавцов в отпуск, одни только регулярные платежи обеспечат компании стабильный доход. Если же со своими функциями перестанут справляться менеджеры по работе с клиентами, интересы фирмы могут серьезно пострадать.

Идеальный отдел продаж

Понятие об идеале у каждого руководителя складывается по-разному. Однако существует ряд критериев, по которым судят о безупречной работе отдела продаж.

Окупаемость вложений в персонал. Специалист по продажам обязан оправдывать затраты на его содержание минимум в 20 раз. Это значит, что валовая прибыль будет равняться 20 зарплатам менеджера. Достигнуть такой цели не всегда получается, но этот показатель считается одним из важнейших.

• Отсутствие явно выраженного лидера среди «продажников». Все члены команды должны быть приблизительно одинаково сильными. Наличие среди менеджеров «звезд», которые в отличие от других специалистов существенно перевыполняют план, создает риск резкого спада уровня продаж и валовой прибыли в компании после их внезапного ухода.
• Наличие ежемесячного плана продаж. При его составлении учитываются динамика и итоги работы за предыдущий период. Ключевое условие для идеального отдела продаж – увеличение плана каждый последующий месяц.
• Прозрачность работы. Руководитель имеет возможность получить отчет по продажам за любой период работы менеджера.
• Прогнозируемость результатов деятельности. Наличие представления о минимальных показателях позволяет понять, насколько следует увеличить в дальнейшем объем продаж.
• Отлаженное взаимодействие отдела продаж с другими отделами. Если, к примеру, отделу маркетинга продавцы не предоставили вовремя информацию, то это чревато сбоем бизнес-процессов.
• Непрерывное обучение персонала. Курсы по повышению квалификации, тренинги, семинары расширяют багаж знаний менеджеров, передают чужой опыт и учат не совершать ошибки.

Как уже говорилось, представление о совершенстве субъективное, поэтому этот перечень можно продолжать до бесконечности. Ясно только одно, что исключительно по количеству заработанных отделом продаж денег, нельзя однозначно говорить о его безупречной работе.

Требования, определенные для должности менеджера по продажам

В зависимости от развитости предприятия, а также от направления деятельности, формируется четкий список требований к соискателям. По сути, многие считают, что стать специалистом такого формата может каждый человек, который имеет должное образование. В тоже время, сразу же следует сказать о том, что для успешной реализации поставленных целей нужно иметь определенные личностные качества, которые способны помочь в процессе ведения переговоров и разработки стратегий будущих продаж. Такими качествами наделен не каждый, поэтому, найти специалиста, который в действительности сможет осуществлять все поставленные перед ним задачи будет не так и просто, как кажется изначально. В тоже время, все равно работодатель должен четко определить требования, и указать их в инструкции должностного формата:

Наличие образования. Нередко требуется среднее специальное, но с учетом того, что соискатель в настоящий момент получает высшее образование

Обратим ваше внимание на то, что руководители отдают предпочтение образованию в сфере менеджмента, рекламного бизнеса. Наличие образования позволяет получить своеобразную уверенность в том, что потенциальный соискатель уже имеет необходимый багаж знаний, на основании которого в дальнейшем сможет правильно прорабатывать стратегию своих действий;
В крупных компаниях в качестве обязательного требования нередко выступает необходимость предоставления данных об опыте, то есть стаже

Причем, не обязательно в сфере продаж, можно предоставить данные о работе в рекламной сфере деятельности. Впрочем, данное требование не является обязательным, особенно для тех компаний, которые только находятся в стадии своего развития;

Нередко в инструкции указывается, что существует требование, определяющее наличие навыков в сфере продаж. По сути, становится очевидно, что данный аспект указывает на наличие своеобразного опыта работы. С другой стороны, нередко работодатели указывают, что данный навык должен также сочетаться с коммуникабельностью, мобильностью и образованностью человека, а также с умением вести переговоры;

Сразу же скажем о том, что в список требований нередко вносят данные о том, что соискатель в обязательном порядке должен иметь достаточно глубокие познания и умения работать на персональном компьютере, умение использовать различные программы, которые применяются для создания отчетности или же электронных каталогов.

Это основной список требований, которые непременно должны быть определены в инструкции должностного формата. В тоже время, никто не ограничивает работодателя в формировании ряда дополнительных требований, которые могут быть основой выбора специалиста и принятия его на ответственную должность.

Например, могут быть высказаны требования о том, что специалист должен иметь водительские права определенной категории. Кроме всего прочего, на некоторых предприятиях устанавливается правило, что менеджер должен иметь личный автомобиль, который играет немаловажную роль в процессе его работы. Может быть высказано требование по наличию навыков оформления различных коммерческих документов. Например, на многих предприятиях полномочия менеджера по продажам достаточно значительные, именно по этой причине, требуется умение самостоятельно составлять договора, счета-фактуры, накладные и пр.

Также хотелось бы обратить ваше внимание на то, что кроме основных требований, которые по сути, касаются профессиональных качеств, руководство нередко указывает на то, что специалист должен обладать приятной внешностью и быть весьма общительным. Так как данные факторы имеют существенное значение в процессе работы с потенциальными клиентами и покупателями

Достижения

Если составлять резюме, пункт «Достижения» будет одним из акцентных. Что в него внести – удачный опыт работы, перечисление самых успешных сделок и мероприятий, личные награды и благодарности. В этом пункте нужно лаконично и последовательно перечислить те моменты профессиональной деятельности, которые сам специалист определяет как ключевые.

Не нужно подробно расписывать достижения – достаточно их отметить, например:

• заключение сделки с компанией «X», самого выгодного годового контракта организации;
• участие в крупном семинаре (название) в качестве одного из ведущих спикеров;
• благодарности, грамоты, дипломы (если таковые есть, с указанием года);
• профессиональное признание, повышение заработной платы на (указание в процентах) по итогу годовых продаж.

Этапы организации работы отдела продаж

К большой цели следует идти небольшими шагами. Организация работы отдела продаж состоит из нескольких этапов.

• Расстановка целей и задач. Цели ставятся непосредственно для всего отдела либо для каждого канала продаж, а задачи распределяются между специалистами.
• Установление графика работы: выходные дни, обеденное время и продолжительность рабочего дня.
• Распределение служебных обязанностей между специалистами.
• Составление должностных инструкций. Это локальный нормативный акт, в котором содержатся название должности работника, круг его обязанностей и прав, задач и функций, полномочия.
• Разработка стандартов деятельности – система количественных и качественных показателей, которые регламентируют работу специалиста.
• Создание системы контроля работы отдела, т. е. определение показателей, по которым можно судить об эффективной деятельности.
• Установление необходимой квалификации персонала.
• Создание условия для развития сотрудников.