Как планировать свой день: советы и примеры
Содержание:
GTD — альтернатива тайм-менеджменту
Дэвид Аллен, создатель методики GTD, — один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.
Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности».
Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе Вячеслав Сухомлинов.
Вячеслав Сухомлинов Исполнительный директор ресторанного холдинга. Эксперт по практическому применению GTD
GTD — это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов
Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать
GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD — это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.
Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD — тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.
Мотивация
Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя. Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц»
Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики
Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.
В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.
Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.
Режим дня по часам
Подъём, зарядка, гигиена. Именно в это время просыпаются биологические часы, активируются все важные процессы в организме
Поэтому, в это время важно разогнать кровь, сделав зарядку, или заняться сексом (поскольку, с утра происходит активный выброс половых гормонов)
После этого очень хорошим решением будет принять контрастный душ и взбодриться окончательно. Так же, сразу после пробуждения рекомендуется выпить стакан тёплой воды, чтобы подготовить органы ЖКТ к приёму пищи.
7:30-8:00
Пора бы и позавтракать. Делать это необходимо через час после сна. Именно в это время все микроэлементы усваиваются правильно, моментально и перерабатываются в энергию.
9:00
Можешь начинать работать. Энергия получена, и мозг готов к труду.
12:00
Время обеда
Организму пора перезагрузиться, поскольку трудоспособность начинает снижаться, внимание становится рассеянным, а желудочный сок уже активно вырабатывается. Пообедай, а потом, если есть возможность, прогуляйся, пообщайся с коллегами или просто посиди в тишине
15:00-17:00
«Опять работа». В это время как будто бы открывается второе дыхание. Организм снова настроен поработать, но сейчас желательно браться за более лёгкие задачи и не перегружать свой мозг.
Giphy
17:00-18:00
Важно поужинать до 19:00, тогда еда легко усвоится и переварится. А вот после этого времени желудок становится не таким активным, поэтому с пищеварением могут возникнуть проблемы
После 19:00
Долгожданное свободное время
Здесь важно избегать физической и умственной активности. Давление снижается, желудок неактивен, поэтому почитай, пообщайся с друзьями, или займись домашними делами, которые не будут тебя напрягать
20:00
Немного умственной активности. Мозг уже успел немного перезагрузиться и готов потренироваться. Поэтому можно посвятить это время изучению иностранного языка или другой деятельности, где нужно что-то запоминать.
21:00
Подготовься ко сну. Полностью посвяти это время себе и своему засыпающему организму: прими ванну или душ, порелаксируй, проведи необходимые гигиенические процедуры.
22:00
С 22:00 до 23:00 самое ценное время. Именно тогда один час сна равен 2-3 часам отдыха
Организм начинает активное самовосстановление, поэтому важно ложиться спать до 23:00
Image by Gerd Altmann from Pixabay
Для женщины очень важно придерживаться правильного распорядка дня. Если жить согласно своим биоритмам, то останется больше времени и энергии на выполнение важных задач
А если всё будет успеваться и получаться, то удовлетворённость собственной жизнью значительно повысится.
Ощущая себя счастливой, появится желание распространять счастье вокруг себя, улучшать мир, сделать больше, и, вообще, жить!
Несомненно, графики у всех разные, особенно рабочие, но отчаиваться не стоит. Стоит брать и пробовать. Помни, что качество твоей жизни зависит, в первую очередь, от тебя. Если не попробовать улучшить и продлить свою жизнь, так и будешь задаваться вопросом «а что было бы, если…».
Сделай первый шаг, начинай с малого и будь счастлива в своей новой, наполненной энергией, жизни.
Основы тайм менеджмента для вашего дня
Испугались этого слова? Спокойно! Тайм менеджмент — это не волк, однако схожесть со зверем все-таки имеется: он беспощаден, ведь это контроль за главным нашим ресурсом по жизни — временем.
В крупных компаниях недавно начали создавать позиции тайм-менеджеров, которые занимаются оптимизацией рабочего времени сотрудников. Теперь понимаете, зачем нам это нужно? При помощи управления временем вы не только научитесь грамотно планировать, но и использовать свое свободное время.
Правило 1. Концентрируйтесь на одной конкретной задаче. Не позволяйте никому и ничему вас отвлекать от того дела, над которым трудитесь в данный момент.
Правило 2. Вы уже знаете, как правильно составить распорядок дня. Теперь дело за работой! Строго следуйте вашему плану.
Правило 3. Время составить некие правила внутреннего распорядка вашей жизни
Это может касаться и работы и личной жизни — это неважно, главное следовать им безукоризненно
Правило 4. Подберите технику тайм менеджмента под себя. Эксперты сформулировали несколько очень интересных и рабочих гипотез, которые помогут вам в решении задач. Сейчас коротко расскажу о некоторых из них, и как только вы отыщите подходящую для себя (ориентируйтесь на продуктивность) — вносите ее в свои правила.
Вместо заключения
Знаете, во время организации своего Дня рождения, я словила себя на мысли, что все предыдыущие годы я пассивно сидела, сложа руки и ждала, что меня будут развлекать и веселить в мой день рождения. Как бы ни старались мои близкие и друзья – у меня всё равно каждый год оставалось небольшое чувство разочарования и неудовлетворённости.
И я осознала, что это ждать от жизни чуда и сидеть сложа руки – это в корне неверный подход. Никто не может организовать мне идеальный день рождения – пока я сама не пропишу чётко, как я хочу провести свой день рождения. Даже если бы близкие умели читать мои мысли – они бы всё равно не прочли мысли, если бы я их не сформулировала. Поэтому, во-первых, я сама должна понять и определиться – какие эмоции я хочу испытать в свой День рождения, с кем и как его провести.
Такой подход – расписать себе, чего я хочу в свой день рождения, а потом воплотить эти желания со своими друзьями, – это и есть тот самый «проактивный» подход, о котором так много говорят и пишут. Не «ждать у моря погоды» – а взять и сделать!
Отдельно стоит заранее подумать о подарках. Хорошая практика – составить заранее свой вишлист (список того, чего бы вам хотелось получить в подарок) и тогда вы точно получите на День рождения именно тот подарок, который вам понравится)
Вот несколько необычных вариантов подарков для девушек (женщин)
- блокнот для ухода за собой “Планнер красоты“
- женский еженедельник целей и желаний Women Planer
- сертификат на Марафон красоты (онлайн-курс по уходу за собой)
- другие варианты онлайн марафонов для женщин смотрите здесь – онлайн-курсы для девушек/женщин
Желаю вам незабываемых Дней рождений и эмоций!
Больше идей по планированию и саморазвитию вы найдёте в моем блоге “Женщина мечты” и в рассылке:
Подписывайтесь на меня в INSTAGRAM.
С наилучшими пожеланиями,
Саша Леонова
Сохранить пост на Pinterest
Научитесь расставлять приоритеты
Составить список дел мало – важно его выполнить. Следующий шаг к способности все успеть – расставить приоритеты
Отметьте галочками самые важные дела, звездочками – мероприятия, которые выполнить желательно, но не обязательно. Подумайте, сколько времени в сутки вы можете потратить на те или иные дела, и как лучше их организовать, чтобы все успевать.
Не стоит расстраиваться, если сразу у вас будут возникать «перекосы», и вы не сможете уделять предполагаемое время той или иной категории дел. Чтобы научиться все успевать, придется поработать над собой. Быть собраннее, где-то двигаться быстрее. Научитесь балансировать между расставленными приоритетами. Составьте отчет о прошедшем дне, осознайте, где были провалы. Найдите причину таких сбоев и делайте выводы, чтобы не в будущем все успеть.
Совмещение
Подумайте, какие дела можно совместить. Например, любые звонки, не нуждающиеся в сильной концентрации внимания, с делами, не требующими глубокого мыслительного процесса.
Допустим, вам звонит подруга, и вы действительно хотите с ней пообщаться 15-20 минут. Что мешает одновременно с разговором запустить стираться белье, погладить вещи, разобрать ящик в письменном столе. Помимо того, что вы получите наслаждение от общения, можете успеть переделать кучу повседневных не самых приятных дел.
Включайте аудио книги и занимайтесь самообразованием во время приготовления пищи. Гуляйте с собакой и одновременно берите с собой на прогулку ребенка, чтобы успеть поговорить с ним, и побегать на свежем воздухе.
Распределяйте обязанности
Тот человек, который все и везде успевает, не просто взваливает на себя обязанности, а умеет перепоручать часть дел коллегам и близким. Нет ничего страшного, если часть обязанностей по дому ляжет на плечи ваших близких. Ребенок не откажет маме в помощи по уборке в квартире, чтобы скорее заняться с ней чтением или настольными играми.
Если попросить мужа зайти в магазин и купить несколько продуктов по списку, он вряд ли откажет. Научитесь в семье подстраховывать друг друга, а на работе распределяйте обязанности в зависимости от того, у кого из сотрудников лучше получается это сделать. Так можно все успеть.
Планируя дела и встречи, старайтесь всегда отводить время с запасом на то или иное мероприятие. Так у вас будет некая временная подушка безопасности, которая позволит все успеть сделать в срок.
Старайтесь приходить на любую встречу хотя бы на 10-15 минут раньше, чтобы вас никто не ждал, и вы могли успеть освоиться на месте.
На случай, если задерживается тот, кого вы ждете, имейте всегда под рукой книгу или ежедневник, чтобы время ожидания для вас проходило со смыслом.
Принципы планирования
Планирование всегда состоит из нескольких уровней:
- стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
- стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
- тактическое планирование на месяц и на неделю,
- тактическое планирование на день.
К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.
Матрица Эйзенхауэра
Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.
36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные и не срочные. В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:
Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.
Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот. Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место. Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.
Принцип Парето
Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов. Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным
Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха
Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:
Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса. Четвертый принцип планирования может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку
План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями. Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел
Четвертый принцип планирования может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку. План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями. Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.
Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.
Расстановка приоритетов
В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.
Метод “АБВГД”
Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси
Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:
- А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
- Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
- В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
- Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
- Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.
Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.
Правило “1-3-5”
Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас
Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:
1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.
Правило трех
Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.
Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь
С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:
- важные и срочные;
- важные и несрочные;
- неважные и срочные;
- неважные и несрочные.
После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.
Закон Парето
Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.
Автофокус
Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.
Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания
Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте
Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.
Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.
Найти подходящий инструмент планирования
Инструмент первый: календарь как список дел
Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас
Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.
- Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон.
- В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
- Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.
Инструмент второй: заметки в телефоне
Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:
синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку.
Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например спланировать траты на месяц, а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других.
Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.
Правильно организованное утро — залог плодотворного дня
«Есть такое твердое правило: встал поутру, умылся, привел себя в порядок — и сразу же приведи в порядок свою планету»Антуан де Сент-Экзюпери «Маленький принц»
Каждый новый день – это отдельная жизнь. В среднем человек встречает утро 25 000 раз за свою жизнь. Если правильно подойти к пробуждению и к организации нового дня можно достигнуть невероятных профессиональных и личных высот.
Режим сна
Как бы это ни звучало банально, но именно качество сна определяет наш день. Сон является основополагающим фундаментом для получения иных жизненных энергий.
«Недостаток сна нельзя компенсировать НИЧЕМ!»
Регулярный недосып приводит к перееданию, ухудшению памяти, потери концентрации и общему снижению показателей организма в целом. Современные исследования однозначно подтверждают тот факт, что взрослому человеку необходимо спать 7-9 часов. Исследователь и директор центра нарушений сна в США Томас Рот, утверждает, что если округлить до целого количество человек, которым для ночного восстановления достаточно 5-6 часов, то оно будет равно 0.
Найдите свою оптимальную границу для здорового сна и ваша работоспособность однозначно повысится.
Зарядка
«Все, что есть в этом мире выдающегося, непременно проистекает от правильного образа жизни»Дэвид Старр Джордан
Можно любить спорт или относится к нему пренебрежительно, но для копирайтера наличие физнагрузки обязательно. Жаль я поняла это не сразу.
Будете ли вы ходить в фитнес центр, заниматься танцами или единоборствами, утренняя зарядка это то, что позволит получить заряд бодрости и хорошего настроения с утра.
