Как уследить за всеми и всем: восемь удобных таск-менеджеров для командной работы
Содержание:
Бесплатные планировщики для компьютера на русском языке
Возможности даже топовых и дорогих смартфонов несколько ограничены, поэтому многие юзеры продолжают использовать десктопные версии социальных сетей. Однако планировать ленту на мобильном устройстве, используя Instagram на ПК, как минимум, не очень удобно.
В этом случае на помощь приходят планировщики для браузера или компьютера:
Plann That.
Бесплатный сайт для планирования Инстаграм-ленты. Позволяет оценить совместимость выбранных фото для публикаций, которые можно импортировать непосредственно с облачных хранилищ. Имеется звуковое оповещение, напоминающее о том, что настала пора публиковаться. Есть и встроенный фоторедактор.
Smmplanner.
Идеальное решение для тех, кто привык часто постить истории в Инстаграм — так называемые сторис-конструкторы, использование которых позволяет выполнять разбивку контента на коротенькие фрагменты и их редактирование
Множество планировщиков предоставляют бесплатный функционал, который можно расширить, оформив месячную подписку.
G-Tasks
Выбирая лучшие планировщики дел и задач не только для Windows, но и для других платформ пройти мимо этой разработки было бы неправильно.
Интересный и довольно функциональный тайм менеджмент, который пользователи хвалят за удобный пользовательский интерфейс и возможность выполнения синхронизации одновременно с несколькими устройствами. Для этого задействованы облачные хранилища.
Для работы с софтом потребуется сначала авторизоваться, создав аккаунт в Google. Что самое интересное, это собственная разработка компании Google, но пользователи продукции Apple могут его установить на свои девайсы и гаджеты.
Программа синхронизируется с Календарём от Гугл, оттуда можно импортировать все данные. Если вся информация хранится на устройстве, можно работать в локальном режиме. Задачи вводятся голосом при необходимости.
Это мультиплатформенный планировщик, обладающий одним из самых удобных интерфейсов для отображения информации.
ВАЖНО. В платной версии появляются функция блокировки с помощью ключа, различные варианты оформления и резервное копирование.. Если эти дополнительные возможности действительно важны и необходимы, стоит переходить на платную версию
Но в большинстве случаев обычному пользователю вполне хватает и функций базовой бесплатной программы
Если эти дополнительные возможности действительно важны и необходимы, стоит переходить на платную версию. Но в большинстве случаев обычному пользователю вполне хватает и функций базовой бесплатной программы.
Для трекинга времени
Отслеживать время выполнения задач нужно, во-первых, для более точного планирования. Если вы точно знаете, сколько времени ушло на проект, в следующий раз спланировать работу будет проще. Во-вторых, тайм-трекинг помогает реально оценить стоимость различных продуктов и услуг: цена напрямую зависит от вложенных в проект человеческих ресурсов.
Toggl — кроссплатформенный тайм-трекер. Есть возможность работы в команде и шеринга для клиентов. Можно менять workplaces — чтобы отдельно считать время, затраченное на несколько сайд-проектов. Эта функция также полезна для тех сотрудников, которые работают part-time. Автоматически строит аккуратные и наглядные отчеты.
Timely — помимо трекинга времени есть функции планирования и биллинга. Очень удобный интерфейс: сразу видно, на какое время запланированы задачи и сколько еще свободных часов (или минут) у вас осталось. Один минус — с недавнего времени сервис работает только платно. Версия для команды — от $14 долларов за одного юзера в месяц.
primaERP — сервис, объединяющий возможности Toggle и Timely. Система учета рабочего времени и перерывов, удобный тайм-трекинг и наглядное планирование. Есть возможность создавать и выставлять счета, а также контролировать оплату. Для команды до 3 человек — бесплатно. Больше — платно. На стоимость влияет количество пользователей и подключенные для них услуги.
Список можно дополнить разве что сервисами Google: почтой Gmail, сервисом для совместной работы с документами Google Docs, облачным хранилищем Google Drive, органайзером Google Calendar и другими инструментами. Для бизнес-целей стоит выбирать аккаунт G Suite (от $5 в месяц за одного пользователя).
Важно помнить одно: идеальных решений, который подходили бы всем, не существует. Экспериментируйте, изучайте различные инструменты, взвешивайте плюсы и минусы, которые актуальны именно для вашей команды.. И не забывайте анализировать, оправдывает ли инструмент затраты
Так найдете свой оптимальный набор инструментов
И не забывайте анализировать, оправдывает ли инструмент затраты. Так найдете свой оптимальный набор инструментов.
Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для Нетологии? Читайте наши условия публикации.
Tick Tick
Благодаря широкому функционалу стало одним из самых популярных приложений для планирования задач. Бесплатный доступ, поддерживает Google Calendar и Tasks, приятный и интуитивно понятный интерфейс со свайп-управлением. Просмотр статистики, моментальная синхронизация с 10-ю платформами. Можно создавать бесконечное количество задач, которые Tick Tick раскладывает по спискам. Деление на категории: личные, профессиональные, бытовые. Можно разделить задачу на три подуровня: цель, список и чек-лист. Сама же цель ставится как достижение нескольких пунктов, и, пока они все не будут готовы, цель остаётся невыполненной. Приятное дополнение: трекер привычек.
App Store: https://apps.apple.com/ru/app/id626144601
Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.ticktick.task&hl=ru&gl=ru
Sectograph
У этого приложения для осуществления тайм-менеджмента, то есть управления делами, есть свои преимущества.
Это именно мобильное приложение в виде визуального помощника. Дела отображаются в виде списков на циферблате часов главного экрана. Здесь можно увидеть перечень задач на день, а также предполагаемое время для их выполнения или до завершения.
Подгрузка новых событий происходит через Гугл Календарь, с которым и происходит синхронизация.
Используя этот софт, можно получить много интересных возможностей:
- добавлять повседневные дела и задачи;
- пользоваться таймером перелётов и поездок;
- планировать приём пищи;
- включать планировщика приёма лекарств;
- отслеживать затраченное время на те или иные дела;
- работать совместно с фитнесс-браслетами и смарт-часами.
Это приложение завоевало большую популярность. Но самыми активными пользователями являются спортсмены, путешественники и деловые люди. Это легко можно объяснить предлагаемыми функциональными возможностями.
ВАЖНО. У планировщика есть функция синхронизации с ПК (MacOS и Windows) и мобильными гаджетами.. Для многих очень полезная и интересная программа
Для многих очень полезная и интересная программа.
Составьте список ненужных дел
Если вам часто не хватает времени на выполнение важных задач, попробуйте работать от обратного: запишите занятия, которые не приносят пользы. Это помогает отследить, куда уходят минуты и часы, распределить ресурсы и переосмыслить процессы. Например, стоит потратить немного времени на автоматизацию повторяющихся задач, в том числе с помощью программ и приложений. Быть может, вы тратите много времени на поиск рецептов к ужину, и будет удобнее подписаться на кулинарный блог с ежедневно обновляемой подборкой
Создание антисписка — хорошая психологическая разгрузка, позволяющая определить, что именно отвлекает ваше внимание и крадет время. Его необязательно обновлять еженедельно: достаточно уделить ненужным задачам несколько минут в месяц
Planfix
-
Язык интерфейса: русский, украинский, английский
-
Отображение задач: список
-
Мобильная версия: есть
-
Общение с коллегами внутри сервиса: есть
-
Кому подходит: среднему и крупному бизнесу
Planfix — это платформа для управления предприятием и командой, позиционируется как сервис для среднего и крупного бизнеса. Позволяет организовать совместную работу над проектами, планировать и вести задачи, просматривать отчеты и хранить документы, а также принимать и обрабатывать заявки и обращения от клиентов. Доступны десктопная версия и версии для смартфонов на iOS и Android.
В Planfix есть восемь разделов:
-
Планировщик. Здесь сводка по задачам и активностям, а также блок для ведения ежедневника.
-
Проекты. Информация о существующих проектах, управление ими и создание новых.
-
Задачи. Каждая задача привязана к определенному проекту. Можно создать новую задачу и назначить исполнителем другого сотрудника или себя, отслеживать задачи, в которых вы выступаете наблюдателем, посмотреть список входящих и исходящих задач. В задачу можно добавить подзадачи и чек-листы, прикрепить документ, установить напоминание. Для задачи устанавливаются дедлайны, а если она не выполняется вовремя, необходимо отправить запрос постановщику на перенос сроков. Чтобы задача получила статус «В работе», нужно нажать «Принять». Также задачу можно отклонить.
-
Действия. История действий в Planfix.
-
Документы. Здесь можно хранить файлы: руководства, регламенты, инструкции, полезные материалы и т. д.
-
Отчеты. В этой вкладке уже есть стандартные отчеты, например, «Все задачи, завершенные сотрудниками на этой неделе», «Как быстро сотрудники принимают задачи» и т. д. Можно создать пользовательский отчет, добавив в него нужные параметры.
-
Контакты. Сюда можно записать контакты отдельных сотрудников, подразделений компании, клиентов и т. д.
-
Компания. Здесь хранятся данные о сотрудниках, рабочих группах, структуре компаний, график отпусков работников.
Членам команды в Planfix можно назначать роли, давать доступ только к определенным опциям. Доступна кастомизация рабочего пространства — для каждого подразделения или сотрудника можно задать свою цветовую схему, структуру разделов и логотип. Есть интеграция с полезными сервисами, такими как Яндекс.Почта, Telegram, SendPulse, Google Calendar и т. д.
В Planfix также удобно хранить информацию о клиентах, фильтровать их, объединять в группы, словом, использовать как CRM-систему. Общаться с клиентами и сотрудниками можно прямо из интерфейса системы, кликнув на телефон или адрес электронной почты.
В сервисе доступно четыре тарифа:
-
Бесплатный. Предоставляет доступ ко всем основным функциям, позволяет приглашать в команду до пяти человек и создавать до 10 проектов.
-
Профессионал, €2 в месяц за пользователя. Можно добавить до 99 сотрудников, количество проектов не ограничено.
-
Бизнес, €3,5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 255 сотрудников.
-
Корпорация, €5 в месяц за пользователя. Можно добавить до 1000 сотрудников.
Sectorgraph
Это самое оригинальное по внешнему виду приложение в этом рейтинге. В Sectorgraph задачи располагаются на циферблате в соответствии со временем, которое надо для них уделить. Стрелка показывает, когда нужно закончить работу над одним делом и приступить к другому. Особенно удобно, что часы можно добавить, как виджет, прямо на главный экран устройства.
Программа сейчас доступна только на устройствах с операционной системой Android.
5. Wunderlist
AndroidIOS
Один из популярных планировщиков с образцовым набором функций. Wunderlist работает на разных платформах: Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows, Linux, Chromebook, Kindle Free, браузеры. Программа поддерживает интеграцию со Slack, Microsoft Outlook, Dropbox, Zapier и поэтому подходит для эффективного управления временем в бизнесе.
Later
В отличие от многих инструментов маркетинга в соцсетях, у Later нет цели быть многофункциональным. Его основная цель – помочь вам создавать и планировать публикации в Инстаграм. Later позволяет вам планировать посты и для Twitter, Facebook и Pinterest. Later без стеснения рекламирует себя как главный инструмент, который поможет вам в организации ваших постов в Инстаграм.
Поэтому неудивительно, что с помощью Later вы можете планировать и раскадровывать свои истории в Инстаграм. Они сделали эту услугу доступной во всех своих платных планах.
Later считает, что секрет любой успешной истории в Инстаграм, используемой для маркетинга, заключается в том, чтобы сначала создать раскадровку для последующего тщательного планирования. Later содержит все инструменты, необходимые для этого. Как и в любом хорошем маркетинге, вы начинаете с того, что спрашиваете себя, какова ваша цель. Почему вы создаете эту историю? Все, что вы публикуете, должно перекликаться с целями вашего бренда.
Затем вы продумываете концепцию истории. Исходя из этого, вы можете наметить начало, середину и конец вашей Инста-истории. Это поможет убедиться, что вы приступите к фотосъемке, точно зная, какой контент вам нужен. Это также даст вам понять, какие элементы дизайна вам или вашей команде нужно создать.
Далее вы можете сделать набросок деталей своей истории – определив, как лучше всего донести информацию. На этом этапе вы можете применить возможные фильтры, а также кнопки призыва к действию.
Вам понадобится выйти за пределы Later и Инстаграм, чтобы отредактировать свои фотографии и видео, и добавить текст.
После усовершенствования фото или видео, добавьте их в медиатеку Later, нажмите кнопку «Истории» и перетащите содержимое в планировщик Инстаграм-историй. Вы можете визуально планировать свои истории с помощью инструмента раскадровки и изменять их при необходимости.
К сожалению, ограничения Инстаграм не позволяют полностью автоматизировать публикации. В указанное время Later отправляет уведомление на ваш телефон и загружает историю, готовую для публикации.
Wunderlist
Татьяна Ананьева, директор по развитию компании «Апостроф-Медиа»:
Название сервиса, имеющего на сегодняшний день целую армию фанатов, фактически намекает нам на свою уникальность. Разрабатывая приложение, авторы идеи действительно планировали создать универсальное и удобное для каждого приложение, что им в итоге с успехом удалось сделать. Приложение имеет две версии: платную и бесплатную. Однако базовый функционал настолько широк, что большинство пользователей до платной подписки не доходят.
На что способен данный сервис? Практически на все: понятный и приятный глазу дизайн, синхронизация с почтой, связь с коллегами для совместного решения задач, фильтрация задач по тегам, возможность прикреплять документы и ставить напоминания. Приложение также имеет кроссплатформенное решение с возможностью единовременной работы с разных устройств и вынос важных задач на экран — компьютера или телефона.
Фото: Unsplash
К нюансам программы, пожалуй, можно отнести невозможность сортировать задачи по времени, что превращает все задачи в длинный текстовый коридор, но для многих пользователей это решение кажется даже удобным.
Резюме: интуитивно понятный планер для создания тезисных коллективных задач и визуализации общего списка дел.
Wrike
Продвинутый планировщик задач для командной работы. Позволяет гибко настраивать задачи, производить сложное планирование, следить за загрузкой участников проекта и проводить анализ выполненных задач.
Как работает?
Система предлагает три основных режима работы — обзор событий, тематические папки и отчеты.
Основная работа ведется на вкладке с папками. Структура папок создается по усмотрению пользователя — по проектам, сотрудникам, темам, процессам, включая возможность сделать вложенные папки. Задачи можно отнести к нескольким папкам одновременно.
При создании задач можно не только отметить ответственных и дедлайны, но и выставить задаче повышенный приоритет, обозначить период работы, создать зависимые задачи. Удобная функция — таймер, который запускается вручную и отсчитывает время, потраченное на задачу. Приложенные к задаче файлы можно редактировать прямо в интерфейсе сервиса, сохраняя все версии документа в одном месте. Оставлять комментарии к задаче, как и в Basecamp, можно прямо из своего почтового ящика.
Wrike также позволяет проводить сложное планирование задач в динамическом таймлайне — диаграмме Ганта (с отображением времени, необходимого на выполнение каждой задачи, отдельно по каждому сотруднику). На основе этих данных в отдельной вкладке отображается интерактивный график загрузки всех участников проекта, который можно редактировать в этом же окне, не переходя в интерфейс задач.
Глубокие настройки при выставлении задач позволяют формировать подробную аналитику, в которой в том числе отображается, за сколько времени была выполнена задача и насколько эффективным оказался каждый участник.
Сколько стоит?
Бесплатный тариф устанавливает ограничение в пять участников, 2 Гб и закрывает некоторые из перечисленных выше функций. Минимальная платная ставка — 49 долларов в месяц — увеличивает объем хранения файлов до 5 Гб и открывает полный функционал, но по-прежнему ограничивает команду пятью участниками. Самый дешевый тариф для команды более чем из пяти человек — 99 долларов (15 пользователей, 15 Гб).
Язык интерфейса: переведен на русский.Мобильные приложения: iOS, Android.
Владислав Кудинов
Директор бизнес-инкубатора ИТМО, руководитель стартап-школы SumIT, серийный предприниматель
Прежде чем перейти на Wrike, мы много чего перепробовали для организационных задач — пользовались Assemblа, Basecamp, Asana.
Assembla больше подходит для программирования, она заточена под Scrum. В Basecamp неудобно добавлять задачи — у него тогда не было горячих клавиш, нет возможности делать зависимые задачи. Самое быстрое добавление задач и внесение изменений было в сервисе Asana именно благодаря интуитивно понятным горячим клавишам. Также удобно было, что по каждой приходящей задаче можно сразу принять решение — делать ее сейчас или отложить на потом. Но когда задач стало слишком много и их сложность возросла, Asana себя исчерпала.
Wrike был выбран, поскольку позволяет планировать сложные проекты, стратегические долгосрочные задачи. Без диаграммы Ганта, просто списками задач, этого не сделать. В нем можно следить за перегрузками сотрудников, правильно перераспределять усилия. Очень удобно, что можно смотреть зависимости задач — помогает увидеть критически длинные пути и вовремя понять, на что не хватает ресурсов
Приложения против прокрастинации
Focus To-Do: Pomodoro Timer & To Do List
Платформы: iOS, Android
Цена: бесплатно (базовая версия)
за более чем 30 лет существования доказал свою эффективность. Его суть заключается в том, чтобы неотрывно работать над задачей 25 минут, а затем пять минут отдыхать. Обязательны длинные перерывы по 15-30 минут после каждой четвёртой двадцатипятиминутки.
Интерфейс приложения Focus To-Do
Это приложение для борьбы с прокрастинацией не только с успехом заменяет таймер, но и совмещает его с планировщиком задач. Можно выставлять себе цели, комбинировать их в группы, устанавливать напоминания и получать детальную статистику о затраченном времени. Данные синхронизируются на всех платформах.
Интерфейс приложения Focus To-Do
<<Блок перелинковки>>
Forest
Платформы: iOS, Android
Цена: бесплатно (базовая версия)
Эта программа входит в топ приложений для тайм-менеджмента и предлагает красивый метод борьбы с прокрастинацией. Принцип её работы такой же, как у «помидорного таймера», но цель здесь представлена в виде дерева, которому нужно не мешать расти. Не трогая телефон, вы позволяете деревцу развиваться. Если прервать отсчёт таймера и закрыть приложение раньше времени, дерево погибнет.
Интерфейс приложения Forest
На время работы можно выбрать естественное звуковое сопровождение: например, дождь в лесу или пение птиц. Чем лучше вы выполняете условия метода, тем больше у вас деревьев. В итоге можно любоваться целым лесом, выросшем на экране.
Интерфейс приложения Forest
Разработчики уверены, что Forest не только помогает бороться с прокрастинацией: приложение также развивает у пользователя чувство ответственности и помогает справиться с цифровой зависимостью. Ведь прогресс в нём пропорционален времени, проведённому без гаджета.
Интерфейс приложения Forest
Компания-разработчик направляет часть выручки от продукта на восстановление лесов в разных точках мира, так что у каждого пользователя есть возможность поспособствовать посадке настоящих деревьев.
AppBlock
Платформы: Android
Цена: бесплатно (базовая версия)
Если приложения для тайм-менеджмента не помогают — пора переходить к решительным мерам. Эта программа блокирует выбранные вами приложения и функции мобильного, чтобы ничто не мешало сосредоточиться.
Интерфейс приложения AppBlock
Утилита предлагает гибкие настройки блокировки. Например, можно выставлять временные лимиты на использование того или иного приложения, чтобы пять минут в Тиктоке не превратились в часы, или быстро отключить уведомления, заставляющие то и дело хвататься за телефон. Можно также установить блокировку по местонахождению, чтобы ничто не отвлекало ребёнка, пока он в школе.
Интерфейс приложения AppBlock
Каким может быть список?
У списка дел на день есть множество разновидностей как простых, так и довольно сложных. В этом разделе мы собрали семь наиболее популярных вариантов.
Обычный список
Для начала давайте вспомним список дел в его «первобытном» виде:
Здесь все просто: записываем дела, которые нужно сделать, и выполняем их в произвольном порядке. Такой список требует меньше всего времени на составление, однако к нему, разумеется, можно применить все перечисленные в этой статье приемы.
2. Метод Шваба
Суть этого метода в том, чтобы сперва составить список дел, а потом перенумеровать их в порядке важности. Давайте для примера проделаем эту манипуляцию с нашим первоначальным списком:
Задачи выполняют по порядку начиная с первого номера. Рассказывают, что за эту простую идею американский магнат Шваб заплатил своему консультанту 25 тысяч долларов.
Метод трех результатов
Суть его в том, чтобы определить три результата, которых мы хотим достичь за день, и сосредоточиться в первую очередь именно на них. И желательно, чтобы эти результаты были как-то связаны с крупными жизненными целями.
Остальные дела в списке тоже, разумеется, выполняются. Эти дела даже могут быть важными и срочными, но при этом мы всегда должны держать в голове намеченные на день результаты. Такой подход заставляет человека всегда помнить о своих целях и стремиться к их достижению.
Метод трех результатов составляет основу системы Agile Results.
Метод 1-3-5
Он заключается в том, чтобы планировать только 9 дел за один раз:
1 важную задачу.
3 задачи средней степени важности.
5 второстепенных задач.
Вот как это выглядит:
В первую очередь стараются выполнить важные дела, потом переходят к пятерке второстепенных.
Метод заставляет нас тщательно «фильтровать» задачи и не позволяет хвататься за все подряд. Благодаря этому, мы избавляемся от стресса и ощущения, что вот-вот утонем в делах.
5. Техника Pomodoro
Особенность этого метода не в самом списке (он может быть каким угодно), а в том, как мы работаем с делами. Алгоритм следующий:
- Выбираем из своего списка какую-нибудь задачу.
- Устанавливаем таймер на 25 минут (этот отрезок называется «помидором») и течение этого времени работаем над задачей.
- Когда таймер прозвенел, ставим возле задачи крестик и устанавливаем таймер на 5 минут для перерыва.
- Повторяем пункты 2 и 3 пока задача не будет выполнена. Выбираем следующую задачу.
- После каждых четырех «помидоров» делаем большой перерыв (30 минут).
Техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на работе и оптимально сочетать труд и отдых. Кроме того, она повышает уровень самодисциплины: человеку гораздо проще «продержаться» небольшой отрезок времени, чем выполнять работу, у которой не видно конца.
Технику Pomodoro можно совмещать с любым из перечисленных в этом разделе методов.
Матрица Эйзенхауэра
Суть метода в том, чтобы сортировать дела по важности и срочности. Для этого потребуется начертить вот такую табличку:
Дела обычно выполняют в следующем порядке: A -> C -> B -> D
Главное внимание следует уделять делам из квадрата B, поскольку они оказывают самое большое влияние на нашу жизнь
В дальнейшем квадраты можно не подписывать, а просто делить лист на четыре части.
7. Метод Альпы
Это, наверное, самый «продвинутый» вариант списка дел на день. Его идея в том, чтобы оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие с тем временем, которое имеется по факту. Планирование дня по методу Альпы состоит из пяти этапов:
Этап 1. Составить список дел.
Этап 2. Оценить, сколько времени потребуется на каждую задачу и на все задачи в целом.
Этап 3. Подсчитать, сколько вообще времени у нас сегодня есть (при этом 40% времени закладывают в резерв на непредвиденные обстоятельства).
Этап 4. Подогнать список дел под доступное время. Для этого можно сократить время на выполнение задач, расставить приоритеты и пожертвовать второстепенными делами, делегировать задачи другим людям и т. д. Задачи, которые «не влезли», удаляют, переносят на завтра или выполняют за счет сверхурочных часов.
Этап 5. В конце дня следует подвести итоги и перенести невыполненные задачи на завтра.
Метод Альпы подходит тем, кто испытывает хронический дефицит времени и готов бороться за каждую минуту.
Sectograph
Практичный визуальный помощник, выдающий список дел в виде циферблата часов. Схема Sectograph позволяет не только узнать, какие дела запланированы на день, но и увидеть, сколько осталось до их предполагаемого начала или завершения. События подгружаются из Google-календаря, с которым синхронизирован планировщик.
Функциональность приложения включает:
- добавление ежедневных дел;
- оригинальный таймер поездок и длительности авиаперелетов;
- возможность планировать приемы лекарств и пищи;
- отслеживание времени, потраченного на тренировку;
- совместную работу с системой Android Wear на смарт-часах и фитнес-браслетах.
Преимуществами утилиты является встроенный в нее функциональный таймер, обратный отсчет и контроль хронометража различных действий. Эти особенности будут полезными для спортсменов, путешественников и деловых людей. При этом планировщик также может синхронизироваться с маками и макбуками, Windows, айфонами и айпадами.