Trello 101

Keyboard Shortcuts

Trello has a ton of time saving keyboard shortcuts, which when added up we figure should equal an extra coffee break a day or more. When in Trello, hit the question mark key on your keyboard to view them all, or check out this handy list.

We can’t cover them all, but here are a few favorites:

Want to quickly view all of your cards on a board? Then Q is for you.
Add yourself to cards by mousing over them and pressing the spacebar. Add others to cards with M, so all the tasks don’t belong to you.
Never miss a hot date! Add due dates with the D key.
Use Shift-Enter to save a card and go right to the card back. It’s like a 2 for 1 special.
Bring up the label menu with L, and filter those labels with F to surface what matters most to you.

Как пользоваться Трелло

Обычно, внедрение Трелло в работу отдела или компании проходит легко и без лишних страданий. Но, все же, работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации.

Поэтому мы подготовили небольшую инструкцию по основным аспектам органайзера, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Трелло.

Доски Трелло имеют 4 основных компонента, которые дают практически безграничные возможности.

Доски

Доска (А) отражает проект или место, где задачи собраны по какому-то общему признаку (отдел, направление, канал и так далее).

Неважно, запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск, доска — это то место, где вы организуете задачи и можете взаимодействовать с коллегами, друзьями или семьей

Колонки

Колонки (Б) содержат в себе карточки, помогая сортировать их по прогрессу или различным этапам. Их можно использовать для создания рабочего процесса, в котором Карточки перемещаются между Колонками от начала до конца.

Ограничения на количество колонок нет, поэтому Трелло позволяет отобразить наглядно даже самый длинный и сложный процесс, разбив его на отдельные логические этапы.

Простой пример с тремя колонками:

Нужно сделать
В работе
Готово

Где карточки добавляются в колонку «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению задачи, карточка переносится в колонку «В работе». А когда работы по ней завершены, то ее можно переносить в колонку «Готово».

Конечно, вы можете кастомизировать количество и название колонок для своего удобства.

Карточки

Карточки (В) — это фундаментальный компонент Трелло. Именно они содержат все всю информацию по задачам и идеям. В карточке можно описывать задачу, которую необходимо выполнить.

Чтобы создать карточку, нужно в любой из колонок нажать на «Добавить еще одну карточку» и дать ей название, например: Забрать вещи из прачечной или Написать статью в Блог.

Карточки можно дополнительно кастомизировать полезной информацией. Для демонстрации прогресса по конкретной карточке просто переносите её между Колонками по мере необходимости. Лимита на количество карточек в одной Колонке также нет.

В правой стороне доски Трелло есть Меню (Г). Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к доске, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое.

Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Звучит не так уж и сложно, да? Начните с создания своей первой доски

Power-Ups

Listen, we know Trello isn’t the only app your team is using to get things done (what?!). Bring apps and services like Slack, Bitbucket, Google Drive, Salesforce, and more into your Trello boards to keep all your data located and accessible in one place.

In a glance you are able to keep up to date on all the work getting done across every app. Power-Ups can also be used to customize cards, add automation, or get a new perspective on boards with capabilities such as Custom Fields, Card Repeater, Calendar, and more.

It’s easy to add Power-Ups to your boards:

Click the Power-Ups button on a board’s menu to open the Power-Ups directory.
Click “Add” next to the Power-Up you would like to add to the board.
Click the gear icon next to the add button to edit its settings and link any accounts from the apps you are integrating with the Trello board.
For most Power-Ups, open a Trello card and click the new button for the Power-Up to begin adding information, files, and more to your cards. Or, click the Power-Up’s button at the top of your Trello board.

Quick note: Every board can have one Power-Up enabled for free, and Business Class and Enterprise team members can enable unlimited Power-Ups on their boards.

To Improve The Quality Of Your Work (Whilst Speeding It Up)!

Saving time and energy (in manager speak: “refining and optimizing processes and workflows”) has always been a top obsession of leaders and business owners.

If you work in the software industry, the agile development workflow is today’s standard, now expanding to other teams such as marketing, design, and others who want to reduce process and increase speed.

Whether you want to capitalize on sprints and releases as part of Agile Project Management or go with lower-case “a” agile inspiration to improve other ongoing areas in your company such as support, services, or project requests, Trello’s flexible nature allows for all of that.

Priority miscommunication and last-minute requests should never overthrow your plan. With these workflows you should be able to keep your team on task and under deadline and collaborate seamlessly (even asynchronously) with any member from another team.

Product Launches

With a single board, your team can seamlessly coordinate cross-team go-to-market brand and product launches. From here it’s easy to manage all of your team’s communication, collaboration, files, and media without having to jump through different apps.

Managing Requests

This will allow you to minimize wasted time and confusion by establishing clear guidelines and deadlines for all incoming requests.

Cross-team And Departmental Collaboration

Keeping Legal in the loop on the flow of incoming contracts, and seeing the status of contract reviews across your entire team is possible with Trello.

Brainstorming

We are always looking for a better way to brainstorm new ideas. For that, you can use a board to collaborate and share ideas with your team. By making it easy to identify higher-level initiative or problems you wish to solve, you can make it accessible to act on them and involve all stakeholders from this Trello board.

Pro Tip: It’s easy to create a template by copy a board. For instance, if your company went to a trade show last year and you are repeating the same experience this year, you can make a copy of the board and customize it to fit the needs of this year’s edition.

Add Member Vs. Watch

Here’s a common scenario: You’re the board maestro orchestrating collaborative masterpieces. You always want to be in the know on all the board’s activity so you add yourself to cards left and right. Hold on a minute, Mozart—there’s a better way.

The trouble with adding your avatar to cards for which you are not directly responsible is that it could remove the clarity of others having the ability to see in a glance who is working on what. Instead, you may want to try just watching cards to receive all of those same, juicy notifications.

In fact, you can even watch individual lists or an entire Trello board, which can be a real productivity enhancer for some workflows.

Managers of a team or a project who want to be notified when tasks are completed can watch the “Done” list on the board.
If you are a critical part of a workflow, like a copy editor for a draft or a QA tester on a development team, watch the appropriate list. Sure, you’d expect to be added to the card or mentioned in a comment, but why not have your bases covered?
Watch an “Incoming” list if you are in sales and a hot new lead comes in that should be contacted, or if you are in support and there’s a new ticket. Whatever your workflow, use «Watch» to stay informed on what’s most important to you.

Take Your Leadership To The Next Level With Trello

The best managers and leaders bring productive habits and processes to their team while allowing for flexibility and self-organization. Prioritizing tasks, maintaining focus, managing time better, and communicating more efficiently with team members and multiple stakeholders shouldn’t be arduous and frustrating.

Companies all over the world look to Trello as their go-to productivity tool to collaborate better with teammates and manage complex projects each day.

For more ideas and inspiration to run your business and teams with Trello, download The Essential Trello Team Toolkit here.

Good or bad, we’d love to hear your thoughts. Find us on Twitter (@trello) or write in to support@trello.com

Next: How To ‘Manage Up’ And Gain Real Influence At Work

Stay Connected

Make sure that communication across different apps doesn’t become siloed with Power-Ups. Connect the apps and services that you rely on, like Google Drive or Salesforce, to your Trello boards to bring the information you need right into your workflow.

For example, the Slack Power-Up let’s you attach key conversations to Trello cards so that you can turn talk into an action item. Plus, you can also send Trello cards to Slack to kick off a brainstorm session, or get Slack alerts from actions in Trello for the items that matter to your team the most.

This not only saves time and prevents context switching, but also turns Trello into your custom productivity hub.

There you have it, the keys to the collaboration kingdom. Now it’s time to expand your domain!

Что такое Trello

Наверняка вы слышали о сервисе Trello и гуглили «как пользоваться трелло». Так вот, Trello — это простой и удобный таск-трекер. Он представляет собой инструмент для управления проектами в различных нишах — коммерческими, творческими, социальными. Также сервис и приложение удобны для личного планирования и самоконтроля.

Для ведения промышленных и инфраструктурных проектов Trello не подойдёт, равно как и не получится полноценно организовать с ним работу целой компании. Но когда речь идёт о малых проектах или процессах, не требующих специальных отраслевых инструментов, Trello почти нет равных.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг Узнать подробнее

Стоит отметить ценность трекера для управления циклами разработки. Особенно он соответствует гибким методологиям управления проектами — в частности, Scrum, Kanban.

Максимальная эффективность инструмента раскрывается при командной работе, но и в индивидуальной активности продуктивность заметно возрастает. Идеи и задачи быстро упорядочиваются, структурируются, всё становится наглядным, вам намного легче расставлять приоритеты.

При желании Трелло преобразуется в импровизированную CRM, где у каждого клиента есть собственная карточка, контакты, история и статус.

На базе Trello быстро настраивается наглядная воронка с настраиваемыми этапами движения лидов и клиентов.

Trello особенно хорош для быстрых запусков. Регистрация, базовые настройки, освоение и внедрение занимают буквально час. Интерфейс интуитивно понятен большинству людей, даже слабо подкованных в техническом плане, благодаря высококачественному юзабилити.

Что же такое Трелло?

Trello — это универсальный сервис, который помогает в организации работы по самым разнообразным проектам: от организации свадьбы и сдачи сессии до продвижения компании в интернете.

Возможности

Сервис одновременно простой и многофункциональный.

В Трелло под каждый проект создается отдельная канбан-доска, на которой ведется вся работы. В разработки доски предоставляется полная свобода действий: сколько будет колонок, как они будут называться, какие метки будут у задач и т.д. Все это настраивается индивидуально под конкретный проект, при этом быстро. Интерфейс удобен и крайне дружелюбен к пользователю, что является одним из основных преимуществ данного инструмента.
Основной боевой единицей в Трелло является карточка. Каждая карточка, как правило, это задача, но не всегда – могут быть и другие значения. Карточка представляет собой отдельное всплывающее окно, с большим количеством настроек и информации. В каждую можно добавить описание, чек-листы, прикреплять файлы, комментировать, указывать срок выполнения, назначать ответственного и т.д.
Сервис подходит для работы небольшой команды. В зависимости от роли каждый участник получает определенные права на работу с доской. Члены команды могут вести обсуждение прямо в карточке. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что так важная информация не затеряется среди сотен сообщений, а будет прикреплена к конкретной задаче.
Уведомления. Система оповещений позволяет каждому участнику постоянно находится в курсе приближающихся дедлайнов по задачам и новых комментариев в карточках.
Существуют интеграции с большим количеством других сервисов в интернете: Google Диск, Google Календарь, GitHub, Slack, Miro и другие.
Кроме базовых функций в Трелло есть расширения, которые позволяют увеличить возможности данного сервиса. Многие из них устанавливаются в один клик.

Существует онлайн-версия Trello для работы в браузере и приложение для телефона.

Применение

Для личного планирования
В образовании
В бизнесе:
- CRM для организации работы над проектом
- Воронка продаж
- Найм сотрудников
Хранилище идей
И любые другие идеи, которые придумаешь)

Структура Trello

Интерфейс программы основан на японских канбан-досках, использующихся для организации задач. С их помощью удобно отслеживать выполнение каждой задачи, можно легко координировать работу нескольких сотрудников, следить за сроками выполнения.

Каждая доска разбита на списки, состоящие из карточек. Списки упорядочивают задачи по какому-либо критерию, чаще всего по статусу. Например, можно создать списки: «Запланированные», «В работе», «Выполненные», «На утверждении», «Архивные» и т.д. По мере выполнения задач вы будете перемещать карточки по спискам и наглядно отслеживать прогресс в работе.

Be A Leader

A productive team often has a great leader. If you are that leader, the board creator and visionary, share your outlook with your fellow band of merry board members so that everyone has a common goal and sense of direction:

Get everyone on board with a “how-to” card that is easily accessible at the top of the first list on the board. Add goals, timelines, resources, and links to relevant chat channels to this card. It might also be helpful to explain the workflow here.
Instantly see what’s not getting done with the Card Aging Power-Up, which sets the color of cards to fade out over time if they haven’t had any activity in a while.
Have a dedicated meeting spot accessible on a board with the Google Hangouts or Whereby Power-Ups. Host regular standups with board members so that everyone can share what they’ve done, what they are working on, and anything that’s blocking their work.

Trello для обмена

Часто большая часть работы выполняется различными отделами с использованием разных досок. Вам же нужно централизованное расположение, чтобы люди могли делиться друг с другом информацией о проделанной работе и оставаться в курсе событий. Создайте доску обзора компании или доску на уровне отдела, где будет формироваться общая картина работы, проделанной командой, или же создайте дорожную карту, чтобы рассказывать клиентам или пользоваться, над чем вы работаете.

Списки можно создавать для каждого месяца или финансового квартала. Карточки, представляющие проекты, добавляются в соответствующие списки, чтобы отслеживать, когда начнется или завершится работа над проектом. Карточки нужно регулярно обновлять при изменении статуса, достижения контрольного этапа и результатов.

Полезные возможности:

Вложения для карточек и досок — вкладывайте соответствующие доски и карточки проекта, чтобы участники команды всегда могли уточнить детали и получить доступ к выполняемой работе.
Комментарии — используйте комментарии для регулярного обновления статусов, ведь при добавлении комментария автоматически создается соответствующая метка времени.
Улучшение Старение карточки — включите улучшение Старение карточки на вашей доске, которое приглушает неактивные карточки, чтобы вы могли отслеживать карточки, которые давно не обновлялись.

Как начать пользоваться

Зайдите на официальную страничку онлайн-сервиса.

Если вам хочется иметь Trello всегда под рукой, а не в браузере, то можете скачать приложение для смартфона или компьютера в Play Маркете или App Store.

Потом нажмите “Зарегистрироваться” на сайте. В программе то же самое.

Регистрация вас не утомит. Всего лишь надо указать имя, электронную почту. Потом кликаете “Создать новый аккаунт” и попадаете в мир планирования и порядка.

Без инструктажа вас не подпустят к планировщику. Жмите на точки слева, а потом на кнопку “Теперь вы знаете все, что нужно, и можете работать самостоятельно.” и начинайте строить планы на эту жизнь.

Как войти

С регистрацией понятно, где вход? Давайте разбираться. Снова открываем trello.com. В правом верхнем углу кликаем “Войти”.

Вводим адрес электронной почты и придуманный для регистрации пароль. Нажимаем на кнопку “Войти”. Если у вас есть аккаунт в Google, вы можете просто авторизоваться через него. Для этого кликните “Войти с помощью Google” ниже.

Мы попали в личный кабинет и теперь займемся планированием.

It’s On The Menu

On the right side of your Trello board is the menu, the mission control center for your board. The menu is where you can manage members, control settings, and enable Power-Ups. Let’s look at some of the menu’s tastiest items.

Remove members from a board by clicking their avatar in the members section and selecting “Remove from Board.” Click your own avatar to leave a board if you’ve had enough of the productivity party. By default any board member can add and remove members to make collaboration easier, but admins can change this in the board settings.
Manage board member permissions by clicking an avatar and selecting “Change permissions.” Only board admins can change board member permissions. We recommend having more than one admin on a board in case an admin is unavailable and important admin level settings need to be changed.

Change Background — Add some personality to your boards!

Your Trello board comes with a default Trello blue background, but just click “Change Background” and voila! There are additional colors and thousands of beautiful photos from which to choose. Give each board a unique feel. Who says productivity shouldn’t be fun, too?

Power-Ups — Power-Ups bring additional functionality and integrations to your Trello boards. Connect the other apps you rely on to your boards, so all information is visible in one place. Here are a few examples:

Calendar: See due dates in a calendar view, and bring a different perspective to a board with the Calendar Power-Up.
Google Drive: Quickly access files from the back of a card, and always have the most important information without needing to leave Trello. (Works with Box, Dropbox, too!)
Custom Fields: Add more structured information like costs, time estimates, phone numbers, and more to cards. These items can be visible on both the front and back of the card.

These are just a couple Power-Ups Trello has to offer, see the full list here and check out the next article for a Power-Up and integrations deep dive. Every board comes with one free Power-Up. Business Class teams and Enterprise organizations get unlimited Power-Ups on their boards.

The menu has so much more to offer, so take a few minutes to dig around. You never know what kind of delight you might find.

Как использовать Trello

Ключевые элементы системы — это:

Доски,
Списки,
Карточки.

Рассмотрим подробнее, что это такое и как с этим работать.

Доска

Визуальное пространство, в котором осуществляется основная часть работы. На доске располагаются вертикальные списки — листы, на которых находятся карточки.

Доски, списки и карточки могут называться как угодно в зависимости от целей и задач.

Самый простой пример канбан-доски:

Также при создании досок можно выбрать один из готовых шаблонов для различных направлений от управления командой до подготовки свадьбы.

По типу видимости доски бывают:

Приватные. Просматривать и изменять содержимое могут только участники, которые добавляются выборочно.
Командные. Похожи на приватные, но доступ имеется у определённой группы людей, объединённых в настройках в команду.
Доска организации. Напоминает командную, но с расширенным функционалом, доступном на платном тарифе.
Публичные. В такие доски могут заходить любые пользователи, у которых есть ссылка. Также они индексируются поисковыми системами, но изменять содержимое могут только участники.

У доски есть меню, в котором доступны функции:

Настройка описания доски.
Изменение фона. На бесплатном тарифе доступны однотонные цвета, а на платных — любые фотообои.
Поиск карточек по словам, меткам, участникам и сроку выполнения. В шапке доски тоже есть поле поиска, но только по словам.
Добавление стикеров на карточки.
Управление улучшениями, интеграциями с различными внешними сервисами.
Изменение меток.
Использование коллекций.
Подписка на обновления доски.
Копирование доски.
Печать и экспорт доски.
Закрытие доски.
Ссылка на доску.

Список

Элемент доски, на котором располагаются карточки. Списки могут называться как угодно, в зависимости от целей и задач создания доски.

При создании новой доски система сразу предлагает создать нужные списки и присвоить им наименования.

В меню списка можно:

Добавлять карточки.
Копировать список со всеми карточками для ускорения однотипной работы.
Перемещать списки между досками.
Подписываться на обновления списка.
Сортировать карточки списка в алфавитном порядке или по дате создания — от старых к новым или наоборот.
Перемещать карточки списка в другой список данной доски.
Архивировать и удалять все карточки.
Архивировать сам список.

Карточка

Обычно каждая карточка является отдельной задачей. Карточки можно перемещать между списками, дублировать, архивировать и безвозвратно удалять.

При наличии большого количества задач, не требующих детализации и являющихся декомпозицией некой крупной задачи, то не рекомендуется создавать много отдельных карточек.

Лучше сделать одну и завести внутри карточки чек-лист. Это удобнее, а прогресс будет наглядно отображаться по мере выполнения задач чек-листа.

Что можно делать внутри карточки?

Изменять заголовок.
Добавлять описание.
Смотреть историю всех действий, имеющих отношение к данной карточке.
Добавлять участников. Ими могут быть ответственные за выполнение задачи люди или наблюдатели. К примеру, внешний заказчик, product owner или scrum-master.
Добавлять метки.
Формировать чек-лист.
Установить дедлайн.
Прикрепить вложение.
Управлять улучшениями — интеграциями с другими сервисами.
Переместить на другой лист этой или другой доски.
Копировать в другой список текущей доски.
Подписаться, чтобы в разделе уведомлений отслеживать любые действия и обновления карточки.
Архивировать неактуальные карточки, чтобы освободить пространство или окончательно удалить их.
Делиться с другими.

У каждой карточки есть своё меню, дублирующее некоторые функции по управлению карточкой.

Дедлайны

В проектном управлении важны сроки выполнения задач. Для каждой карточки можно настроить дедлайн, который отображается в ней при просмотре списка, и установить напоминание.

Также по мере приближения дедлайна на карточке автоматически подсвечивается дата — сначала оранжевым цветом, а затем красным.

Возможности Trello

Широкий выбор шаблонов для создания проектов;
Интеграция с облаком, обмен мультимедийным контентом;
Встроенный планировщик задач, интерактивный календарь;
Инструменты комментирования и редактирования материалов;
Добавление прав доступа конкретно для каждого пользователя;
Синхронизация с контактами друзей из разных социальных сетей.

Преимущества

Удобство пользования, применение горячих клавиш;
Работает c PC Windows, Mac OS и платформами Android, iOS;
Высокая производительность, все процессы автоматизированы;
Не содержит рекламы, не требует установки драйверов и плагинов;
Регулярные обновления софта от официального сайта разработчика Trello Inc.

Недостатки

Тарифы

Существует бесплатная версия и две платные. В большинстве случаев вполне достаточно бесплатного функционала.

Подписка «Бизнес-класс» обойдётся в $12.5 или $9.99 в месяц.

Тариф «Enterprise» имеет максимально возможный функционал и рекомендован для команд из более, чем 100 человек. Минимальная численность пользователей — 20. Стоимость составляет от $29 до $250 за одного пользователя в год в зависимости от их числа.

Подробнее с тарифами и их возможностями можно ознакомиться на сайте разработчика: https://trello.com/pricing

Сквозная аналитика

от 990 рублей в месяц

Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Узнать подробнее