Как правильно заполнить счёт-фактуру

Счет на оплату для организаций ООО и ИП — скачать шаблоны бланков в Word, Excel

Счетом на оплату называют документ, который выставляется продавцом товаров или услуг покупателю. Таким образом, подтверждается факт продажи и возникают основания для внесения оплаты.

Как выставить счет на оплату?

Счет выставляется как без договора, так и на основании договора. Он направляется покупателю услуг по электронной почте или вручается лично.

Документ оформляется в бумажном или электронном виде (в формате Word, Excel и PDF и т. д.). В зависимости от договоренности сторон счет выставляется до или после оказания услуг/поставки товаров.

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП?

Счета от ИП (индивидуального предпринимателя) и от ООО (общества с ограниченной  ответственностью) отличаются друг от друга только тем, что предприниматель  расписывается на документе один раз, а в ООО нужно две подписи и за руководителя предприятия, и за главного бухгалтера.

Как заполнить бланк счета на оплату?

Форма счета на оплату не регламентируется законодательными документами. Каждая организация разрабатывает бланк документа самостоятельно, включая в него обязательные реквизиты, или использует общепринятые шаблоны. При выставлении счета на оплату в него включают:

• Номер счета (нумерация ведется с января текущего года) и дату его создания.
• Название продавца, юридический адрес и банковские реквизиты для перечисления оплаты.
• Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
• Данные об услуге или товаре: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
• Данные об НДС.
• Срок оплаты счета (при необходимости).
• Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Как отражать НДС в счете на оплату?

В счете на оплату с НДС (при использовании ИП или организацией основной системы налогообложения – ОСНО) отдельно прописывается сумма налога на добавочную стоимость – 18% от стоимости товаров или услуг.

В счете без НДС (при использовании ИП или организацией упрощенной системы налогообложения – УСН) указывается: «Без НДС» или «НДС не облагается».

Когда нужно указывать в счете срок  его оплаты?

Срок оплаты счета указывается в документе в том случае, когда в договоре между поставщиком услуг и товаров и их получателем указаны временные рамки осуществления финансового расчета между сторонами.Ниже представлены образцы счетов, которые вы сможете легко заполнить, внимательно прочитав нашу статью.

Скачать счет на оплату в формате wordСкачать счет на оплату в формате excel

Основные ошибки при формировании счета, выделять ли НДС в счете?

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывая услуги, выставляют счета на оплату.Типовой форма счета нет, каждая организация или ИП может разработать свою форму. Например, можно добавить:

•  пункт о сроках оплаты счета
• пункт о подписи заказчика в получении оригинала счета
• требование о предоставлении доверенности при получение товаров и т.д.

Технические ошибки при формировании счета

Пропуски и задвоение номеров счетов не являются нарушениями, т.к. счет на оплату не является первичным учетным документом.

НДС в счете: выделять или нет

В счете на оплату нужно выделять НДС: указывать сумму НДС или писать, что счет выставлен без НДС (если организация или ИП на УСН).

Четкого требования о выделении НДС в счетах на оплату в НК РФ нет: НДС контрагентами зачитывается на основании счетов-фактур. Но если в счете не выделить НДС, это может повлечь арифметические ошибки при последующей подготовке актов, счетов-фактур или товарных накладных.

Перечень наименования товаров, работ или услуг в счете

Желательно в счетах расписывать перечень товаров, работ или услуг. Ситуация аналогична с НДС: если в счете не расписать перечень товаров, работ или услуг, это может создать трудности при формировании счетов-фактур или товарных накладных.

Поэтому в счетах лучше все расписывать, чтобы информация в договорах, счетах, счетах-фактурах и товарных накладных была идентична.

Форму и формат счета-фактуры обновили с 01.07.2021

• регистрационный номер декларации;
• номер партии прослеживаемого товара (РНПТ);
• единицы измерения;
• количество прослеживаемых товаров.

Налогоплательщиков, осуществляющих операции с прослеживаемыми товарами, обязали направлять в органы ФНС отчеты об операциях с такими товарами и документы, содержащие реквизиты прослеживаемости. Порядок оформления документов должно установить правительство РФ.

• «регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости»;
• «код количественной единицы измерения товара, используемой в целях осуществления прослеживаемости»;
• «количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара»;
• «стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога в рублях».

• обязанность операторов ЭДО проверять поступившие документы, если такое условие есть в договоре с продавцом;
• порядок действий при положительном и отрицательном результате проверки оператором ЭДО.

Новый порядок распространят на все счета-фактуры, выставленные в рамках системы прослеживаемости товаров.

, чтобы прочитать.

Основные требования к счету-фактуре электронного формата

Суммы налога для вычета, выставленного продавцом покупателю проводится на основании счета-фактуры в любом его виде:

• бумажном;
• электронном.

Законодатель четко определил право пользователей формировать электронные бумаги (п.1 ст.169 НК РФ). Для реализации подобного права стоит заручиться наличием двух пунктов:

1. Согласие на то сторон.
2. Совместимые техвозможности.

Знайте, что счета вправе выставлять не только продавцы от первого лица, но и посреднические фирмы, агенты и комиссионеры. Законодательство предусматривает ряд условий для соблюдения всей законности процедуры, среди которых:

• их нужно подписывать защищенной ЭЦП;
• у сторон обмена налажен сопоставимый технический потенциал и сама способность принимать, обрабатывать и отправлять бумаги электронного формата;
• формируются согласно утвержденного порядка:
• одобрение сторон сделки.

Когда применяется документ?

Счет-фактура является документом, который служит основанием для налогового органа в принятии покупателем НДС к вычету, предъявленный продавцом. При реализации товаров, оказании услуг, выполнении работ или передачи имущественных прав продавцы начисляют НДС путем выписки счета-фактуры (для чего нужен счет-фактура?).

Счета-фактуры регистрируются в Журнале выставленных и полученных счетов-фактур (книгах покупок и продаж), а отображенные суммы НДС, впоследствии учитываются в налоговых декларациях, и по итогам отчетного периода на основании внесенных записей рассчитывается сумма налога, подлежащего уплате в бюджет.

Порядок оформления

Каждая строка имеет свое название и назначение, которые должны быть заполнены.

• 1 – последующий номер и дата создания документа.
• 1а – последующий номер откорректированного документа, если таковой был.
• 2 – полное или краткое название, или имя Покупателя.
• 2а – местоположение Продавца.
• 2б – ИНН Продавца и код постановки на учет.
• 3 – точное или краткое название Грузоотправителя.
• 4 – точное или краткое название Грузополучателя.
• 5 – номер чека или другого платежного документа.
• 6 – полное или краткое название Покупателя.
• 6а – местоположение Покупателя.
• 6б – ИНН Покупателя и код постановки на учет.
• 7 – валюта, которая соответствует стоимости каждой позиции – одинаковая для всего наименования (можно ли выставлять документ в валюте другой страны?).
• 8 – определитель государственного договора на поставку продукции.

ВАЖНО! Названия и реквизиты должны соответствовать официальным документам, подтверждающим существование организации с этими данными.

Добавочные пункты:

Всего к оплате – рассчитывается общая сумма графы №9.

Подписи:

1. начальника и главбуха (уполномоченного сотрудника);
2. индивидуального предпринимателя и данные о регистрации ИП.

ЭЦП подписантов бумаг

Вы уже уяснили, что обменяться бумагами Вы сможете только посредством посредника по ЭДО. Любой созданный документ непременно заверяется ЭЦП руководителя компании либо же того человека, что наделен правом выполнять функционал по заверению таких бумаг. Главный бухгалтер не обязан расписываться на таких счетах. Счет-фактура в электронном виде, сформированный по всем правилам регуляторов и заверенный ЭЦП выступает гарантом применения вычета покупателем входного НДС. Исключительно бумаги такого формата отправляются в налоговую службу по ее запросу через операторов. Вы не обязаны печатать каждый электронный счет на бумажный носитель, ведь теряется всякий смысл ЭДО и это правило распространяется на :

1. Предъявление налоговикам для проверки.
2. Хранение в течение срока.

Действия получателя счета

Если покупателю был отправлен исправленный счет-фактура, он должен изменить данные в книге покупок, ведь там были указаны параметры дефектного счета либо ошибочные данные. Чтобы это совершить, покупателю нужно использовать дополнительный лист из Книги, только чтобы он соответствовал налоговому периоду покупки. На этом листе надо сделать запись об аннулировании конкретного счета-фактуры и вычислить сумму покупок, совершенных до этого счета, определив таким образом сумму, соответствующую упраздняемому счету-фактуре.

Реализовать законную возможность вычета НДС покупатель имеет право не только в том налоговом периоде, когда он совершил покупку: важно лишь, чтобы документ был зарегистрирован вовремя

Заполнение счета-фактуры по предоплаченным за услуги суммам

Принципиальных отличий в заполнении документа, составляемого по факту оказания услуги, и авансового счета-фактуры немного:

• в авансовом счете-фактуре можно приводить обобщенное наименование услуги, если договор между поставщиком и покупателем, откуда Минфин России предписывает брать данное наименование, к тому моменту не подписан;
• в авансовом счете-фактуре обязательно отражается номер документа, подтверждающего факт поступления предоплаты, но если она получена в неденежной форме, ставится прочерк;
• при формировании авансового счета-фактуры нет необходимости указывать объем предоставленных услуг, единицы их измерения, а также цены на них.

Таким образом, при формировании авансового счета-фактуры на услуги можно ставить прочерки везде, кроме пунктов, в которых приводятся:

• номер и дата документа;
• названия продавца и покупателя, их ИНН, адреса;
• номер документа, подтверждающего предоплату;
• название услуги;
• наименование валюты;
• сумма предоплаты;
• ставка налога;
• сумма НДС, которая предъявляется покупателю.

Заполнение корректировочного счета-фактуры на услуги

В корректировочном счете-фактуре на услуги должны найти отражение:

• точное название документа (т. е. «Корректировочный счет-фактура»);
• номер, а также дата составления;
• номера и даты формирования счетов-фактур, по которым осуществляется корректировка стоимости либо объема предоставленных сервисов;
• названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
• названия услуг, по которым осуществляется корректировка цен либо уточнение показателей объема;
• показатели объема услуг (при их наличии) до и после корректировок;
• название валюты расчетов;
• идентификатор госконтракта (при наличии);
• цена за единицу измерения услуги;
• стоимость предоставленных услуг без НДС — до и после корректировок цен, объемов услуг;
• ставка налога;
• сумма НДС — до и после корректировок;
• стоимость предоставленных услуг с учетом НДС — до и после корректировок;
• разница между цифрами в исходных счетах-фактурах и полученными в результате корректировок.

Образец заполнения корректировочного счета-фактуры, созданный на актуальном бланке, смотрите в материале «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры».

А о различиях между корректировочным и исправленным счетом-фактурой читайте в статье «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?».

Как заказчику оформить счета-фактуры на услуги по посредническому договору, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как выставить счет на оплату?

Независимо от того, создавали ли вы инвойсы раньше или работаете над первым, важно знать, как правильно составить счет-фактуру и какую информацию обязательно заполнить. Вот краткий чек лист:

• Дата, когда вы создали счет. Если вы указываете условия (срок оплаты), тогда дата позволит контролировать период оплаты.
• Имена и адреса заказчика и поставщика. Если вы создаете счет-фактуру при помощи онлайн бухгалтерии, вам нужен только адрес электронной почты клиента. Кроме того, рекомендуется включать физический адрес на тот случай, если вам потребуется отправить письмо или документацию.
• Контактные имена физических лиц. Это правило позволит проверить пишете ли вы имена правильно.
• Описание товаров, включая цены и количество. Конкретика и подробность описания позволит избежать путаницы и неточностей.
• Условия платежа. Поставщик услуг или продукта указывает «срок оплаты … дней», что означает, что покупатель оплачивает сумму заказа за указанный период времени.

Заполнение счета-фактуры по факту оказанных услуг

Полный перечень реквизитов счета фактуры, приведенный в п. 5 ст. 169 НК РФ, предполагает, что в этом документе должны быть указаны:

• порядковый номер, а также дата формирования;
• названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
• названия грузоотправителя и грузополучателя, их адреса;
• номер документа, которым осуществлена предоплата (если таковая производилась);
• перечень проданного, его общее количество (либо объем);
• валюта, использованная при составлении;
• идентификатор госконтракта;
• единица измерения объема проданного (когда это возможно), а также ее цена без НДС;
• общая стоимость проданного без НДС;
• величина акциза (если таковой начисляется);
• применяемая ставка НДС;
• сумма НДС, исчисленная по указанной ставке;
• суммарная стоимость проданного с учетом НДС;
• в случае импорта товара из-за рубежа — государство происхождения изделия, номер декларации, выписанной на таможне;
• код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

Специфика оформления счетов-фактур по услугам заключается в том, что часть этих реквизитов либо не заполняется вообще, либо допускает некоторые отступления от общих правил, т. е.:

• Не нужно приводить наименования фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо изделий (подп. «е», «ж», п. 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
• Когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующих графах нужно ставить прочерки. Если единица все же определяется, ее наименование должно быть взято из классификатора ОК 015-94 (МК 002-97).
• Акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза».
• Данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставим прочерки).

Наименование услуги, фигурирующее в счете-фактуре, должно соответствовать указанному в договоре на ее оказание (письмо Минфина России от 26.07.2011 № 03-07-09/22).

Образец заполнения счета-фактуры на услуги в 2020-2021 годах можно скачать на нашем сайте.

Инструкция по заполнению

Для правильного составления счет-фактуры существуют свои требования к оформлению. Каждый пункт и столбец имеют свои особенности и нюансы заполнения. Все это регулируется Постановлением РФ №1137. Ниже описаны строки и графы, в которых чаще всего допускаются ошибки.

Чтобы их избежать, стоит трижды проверять документ. В первый раз проверяют правильность заполнения строк с суммой, во второй раз проверяют данные на достоверность, в третий раз – на наличие всех подписей, номеров и дат.

Строки:

1. Нумерация и дата СФ. В программе 1С нумерация документа формируется автоматически. Документ можно заполнить вручную. Дополнительные офисы могут дополнительно нумеровать счет-фактуру цифрами или буквами через разделительную черту.

   Номер документа регулируется только внутри организации. Он может быть как от начала существования компании, так и обнуляться каждый месяц, квартал или полугодие.

2. После слова “от” пишут дату создания.
3. Нумерация и дата корректировки. Этот пункт нумеруют цифрой предыдущего документа, который подлежит корректировке. Если счет-фактура не исправленный и формируется впервые, то ставят прочерк.
4. Данные продавца. Налоговый агент указывает точное или краткое имя Продавца по договору с лицом, который обязуется контролировать оплату налога. В случае создания счет-фактуры филиалом, необходимо указывать ИНН главного офиса.
5. Если товар приобретает посредник, то указывают полное имя частного предпринимателя. Данные ИНН в этом случае должны принадлежать непосредственному Покупателю.
6. Грузоотправитель и грузополучатель. Если продавец является грузоотправителем, то пишут “он же”. Если же Грузоотправитель – другая фирма, то указывают почтовый адрес фирмы.
7. В пункте Грузополучатель пишут точное или краткое название организации, которая получает продукцию и ее почтовый адрес. При формировании документа на услуги, которые были предоставлены ранее, в этом пункте ставят прочерк.

   В случае создания счет-фактуры контрагентом, который выставляет агенту, реализующему двум и более покупателям товары, пишут точные или краткие названия Грузополучателей, адреса их местоположения через точку с запятой.

8. К платежно-расчетному документу. Этот пункт заполняют в следующих ситуациях:
   • при внесении предоплаты в безналичной форме ставят прочерк;
   • при отгрузке после оплаты аванса пишут данные платежки Покупателя (как и когда заполнить счет-фактуру на аванс?);
   • если оплату вносят наличными, то указывают номер кассового чека.

Почтовый адрес – это фактическое местонахождение контрагента.

Столбцы:

Код. Его также регулирует Госстандарт. Первый столбец содержит код к каждой единице.

Объем. Здесь стоит указать общее количество единиц данной позиции. При отсутствии ничего писать не нужно.

Цена за ед. изм. Обозначают цену одной единицы товара или услуги. В случае отсутствия 1С ставит прочерк, вручную этого делать не нужно.

Сумма акциза. Указывают общую цену показателя. При отсутствии такового ставят прочерк.
Налоговая ставка. Если налогоплательщик освобожден от обязанности вносить сборы, то пишут фразу “без НДС”. При необходимости нужно вписать нужную цифру.0% – для экспортных товаров;
10% – для льготной продукции;
18% – остальные случаи.

Cумму налога. Это сумма НДС, которую предоставляют Покупателю. Рассчитывают данный показатель, исходя из количества или объема номенклатурной позиции. Если ставка продукции отсутствует, то пишут фразу “без НДС”.
Страна происхождения и цифровой код. Данная графа подразумевает указание страны – производителя, если продукция изготовлена за пределами РФ. Код страны есть в общероссийском классификаторе стран мира.
Таможенная декларация

Пункт заполняют только для продукции, произведенной за пределами РФ.
ВАЖНО! ГТД нужно оформлять только в том случае, когда товар произведен за пределами РФ.

Далее в статье Вы сможете ознакомиться с заполненным документом.

• Скачать бланк счет-фактуры
• Скачать образец счет-фактуры

Предлагаем вам также узнать о сроках выставления, оплаты и хранения счет-фактур, а также о заполнении счет-фактуры обособленного подразделения и на возврат товара поставщику.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Счет фактуру на оплату, новую форму бланка скачать бесплатно в форматах Excel и Word образца 2018 года, можно прямо с нашего сайта

 “Счет-фактура” согласно Постановлению Правительства Российской Федерации  N 1137 от 26.12.2011 г. (в ред. от 30.07.2014 N 735) “О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость” является первичным документом применяемым при налоговом учете по НДС (налогу на добавленную стоимость).

“Счет-фактуру” выписывает (выдаёт,выставляет) продавец (исполнитель) в случае отгрузки товара (выполнении каких-либо работ, оказании разных услуг) в двух экземплярах. Один экземпляр выдается покупателю (заказчику). Второй остаётся у организации, которая выписала этот документ. Подписывает оба экземпляра руководитель предприятия и главный бухгалтер или лицо обладающее на это полномочиями. В случае необходимости внести какие-то изменения данных, которые влияют на изменение суммы налога на добавленную стоимость, в ранее выставленной (выписанной) счет-фактуре, необходимо применять корректировочный бланк. Время выставления не более пяти дней с момента выдачи товара, работ, услуг, получения аванса.

Если его выписывает индивидуальный предприниматель, то он должен указать реквизиты свидетельства о своей государственной регистрации.

Небольшой видео урок о том, что такое “СФ: кто и в каких случаях выставляет?!” Очень неплохо рассказано. Простым языком и понятно. Рекомендуем посмотреть.

https://youtube.com/watch?v=i9hRlFEEyVs

Несколько видов Счетов фактур

Ещё одно очень познавательное видео о том, что их существует аж 3 вида.

https://youtube.com/watch?v=nluFrLM_cNU

С 1 -го июня 2017 г. начала действовать новая форма бланка. В ней произошли некоторые изменения. Предлагаем Вам ознакомиться с главными из них.

Ссылка на скачивание нового бланка с образцом “Счета фактуры”, который начал действовать с 01.07.2017 года в формате “Excel “:

Ссылка на скачивание образца корректировочного бланка “Счет фактура”действующего с о1. июля 2017 г. в формате “Excel “:

Ссылка на скачивание образца бланка “Счет фактура” в формате “PDF”. Для работы в этом формате у Вас должна быть установлена программа “Adobe Reader“:

Ссылка на скачивание ОБРАЗЦА ЗАПОЛНЕНИЯ нового бланка “Счета фактуры” :

На всякий случай вставляем образец обычного счёта на оплату в формате “Word”. Поставив печать и подпись его можно отправлять по факсу или на электронную почту “Покупателю”. От него не требуют ответственного хранения, которое необходимо для остальных первичных документов.

Типовой образец обычного счёта на оплату в формате “Excel”:

Даже не знаем, что и сказать. С 1 октября текущего 2017 года форма счета-фактуры опять изменилась. Эти поправки предусмотрены Постановлением Правительства Российской Федерации от 19.08.2017 за № 981. Ноу комент.

Новая форма счёта фактуры с 01.10.2017 г. в формате Ворд:

То же самое в Эксель:

Образец её заполнения:

Скачивайте также новый бланк корректировочного счета фактуры с 1 октября 2017 года в формате Word:

Аналогично, но в Экселе: