Как рассчитать количество дней отпуска согласно законодательству?

Расчет отпускных

По общему правилу, установленному ст. 114 ТК РФ, на период отпуска за работником сохраняется средний заработок. Порядок расчета среднего заработка предусмотрен ст. 139 ТК РФ. В этой статье сказано, что средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). При этом необходимо руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).

Согласно ТК РФ и п. 11 Положения № 922 средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Таким образом, для расчета среднего дневного заработка сотрудника необходимо разделить сумму фактически начисленной ему заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. При этом не стоит забывать, что в соответствии с п. 5 Положения № 922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключаются время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;

• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

• он не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Приведем примеры расчета отпускных.

Пример 1.

С работником заключен трудовой договор на 2 месяца с 01.07.2017 по 31.08.2017. По заявлению сотрудника ему был предоставлен отпуск продолжительностью 2 рабочих дня (с 01.08.2017 по 02.08.2017). Сотрудник полностью отработал июль, заработная плата за этот месяц составила 30 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

В связи с тем, что с работником заключен трудовой договор на два месяца, отпуск ему предоставляется в рабочих днях, а значит, для расчета отпускных необходимо воспользоваться п. 11 Положения № 922: средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Средний дневной заработок сотрудника будет равен 1 153,85 руб. (30 000 руб. / 26 раб. дн.), где 26 – количество рабочих дней в июле 2017 года согласно производственному календарю для шестидневной рабочей недели. Сумма отпускных – 2 307,70 руб. (1 153,85 руб. x 2 раб. дн.).

Пример 2.

С работником заключен трудовой договор на 4 месяца с 01.07.2017 по 31.10.2017. По заявлению сотрудника ему был предоставлен отпуск продолжительностью 4 рабочих дня (с 02.10.2017 по 05.10.2017). Сотрудник полностью отработал июль, август и сентябрь. Его заработная плата за эти месяцы составила 90 000 руб. Рассчитаем сумму отпускных.

Средний дневной заработок сотрудника будет равен 1 139,24 руб. (90 000 руб. / (26 раб. дн. + 27 раб. дн. + 26 раб. дн.)), где:

• 26 – количество рабочих дней в июле и сентябре 2017 года согласно производственному календарю для шестидневной рабочей недели;

• 27 – количество рабочих дней в августе 2017 года по производственному календарю для шестидневной рабочей недели.

Сумма отпускных – 4 556,96 руб. (1 139,24 руб. x 4 раб. дн.).

Как произвести расчет дней отпуска в 2020-2021 годах (пример)

Приведем пример расчета дней расчетного периода для отпуска в 2021 году с учетом изложенных выше тонкостей и нюансов.

Допустим, работник устроился в компанию 17.06.2018.

За период работы он:

• болел с 04.12.2018 по 12.12.2018 и с 12.02.2019 по 19.02.2019;
• брал отпуск за свой счет с 07.04.2019 по 13.04.2019 и с 24.08.2019 по 13.09.2019;
• был в оплачиваемом отпуске с 02.06.2019 по 22.06.2019, с 30.03.2020 по 19.04.2020, с 29.08.2020 по 11.09.2020.

15.01.2021 он решил уволиться, отгуляв предварительно все дни, которые не использовал за время работы.

См. также «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?».

Посмотрим, сколько дней отпуска положено за год, если в компании принят отпуск стандартной продолжительности — 28 дней.

Шаг 1. Определяем стаж

Общий стаж работы с 17.06.2018 по 15.01.2021 составит 2 года 6 месяцев и 29 дней.

Периоды болезни и отпуска мы не трогаем. Они учитываются в стаже, дающем право на отпуск, как нетрудовые периоды, в которые место работы за сотрудником сохраняется.

Отпуск за свой счет можно включить в стаж в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Таких периодов у нас 2:

• за рабочий год с 17.06.2018 по 16.06.2019 — 7 дней (с 07.04.2019 по 13.04.2019);
• за рабочий год с 17.06.2019 по 16.06.2020 — 21 день (с 24.08.2019 по 13.09.2019).

Второй период в 14-дневный лимит не укладывается, значит, 7 дней превышения из стажа придется исключить.

Таким образом, отпускной стаж равен 2 годам 6 месяцам и 22 дням. Округляем до полных месяцев, отбрасывая 7 дней, и получаем 2 года и 7 месяцев.

Шаг 2. Высчитываем количество дней отпуска, которые положены работнику за указанный период

Это 56 дней за 2 полных года и еще 17 дней за неполный год работы (28 дней / 12 месяцев × 7 месяца = 16,33 дня. Округление произведено по принятым в организации правилам (в соответствии с рекомендациями, изложенными в письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17) в пользу работника. Итого 73 дня.

Шаг 3. Определяем число неиспользованных дней отпуска

За время работы работник брал отпуск трижды:

• С 02.06.2019 по 22.06.2019. На этот период пришелся нерабочий праздничный день 12 июня, поэтому использованы были не 21, а 20 дней отдыха.
• С 30.03.2020 по 19.04.2020. Здесь праздников не было, и отпуск составил 21 день.
• С 29.08.2020 по 11.09.2020. Здесь праздников тоже не было, и отпуск составил 14 дней.

Итого неиспользованных выходит 18 дней (73 – 20 – 21 – 14). Их работник может отгулять непосредственно перед увольнением — с 21.12.2020 по 15.01.2021 (с учетом новогодних каникул). Итак, расчет отпуска в 2021 году – пример с подробным описанием, произведен.

Когда и кому положен отпуск

Право на оплачиваемые отпускные дни возникает у сотрудника после полугодовой трудовой деятельности, но это не будет означать, что он будет рассчитываться пропорционально фактически отработанному времени. Как долго работающему сотруднику, так и сотруднику с малым трудовым стажем на предприятии предоставляются все равно 28 календарных дней.

Если сотрудник решил уволиться, но его трудовой стаж менее полугода, то при расчете заработной платы он получит компенсацию. А в том случае, если были предоставлены оплаченные отпускные дни за еще не полностью отработанный положенный срок, то при увольнении бухгалтер вычитает сумму оплаты из общего заработка сотрудника.

Руководство предприятия просто обязано предоставить оплаченные дни отдыха, даже без соблюдения норм, установленного для этого срока, если заявление подает:

• Беременная женщина: до или после родов.
• Сотрудник, чья супруга уже или только собирается рожать в ближайшие дни.
• Несовершеннолетний работник: ему отпуск предоставляется в указанное им самим время, а не по общему графику предоставления отпусков.
• Усыновители или попечители малолетних детей, если ребенку не исполнилось еще 3-х месяцев по уходу за ним.
• Совместителям отпуск предоставляется в число основных дней отдыха.
• Жена военнослужащего: для проведения совместного отдыха.
• Получивших радиационное облучение, в указанные им самим дни для отдыха.
• Инвалиды и участники военных действий.

За последующие отработанные года сотруднику предоставляются оплаченные дни отдыха по установленному профсоюзной организацией или кадровым отделом графику.

Обратите внимание, что условия трудовых отношений должны соответствовать Федеральному Законодательству, и право на оплаченные дни отдыха могут предоставляться и при не отработке полных 11-ти месяцев

Сколько отпускных дней положено по закону?

Каждый работник должен знать, на сколько дней можно брать отпуск по Трудовому кодексу России. Это поможет ему в случае необходимости отстоять свои права.

Стандартная продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет согласно статьи №115 ТК России — 28 календарных дней.

Некоторым категориям сотрудников положен удлиненный отдых. Его продолжительность может быть разной. Руководству предприятия коллективным договором либо локальным нормативным актом разрешается установить другую продолжительность отдыха для своих сотрудников.

Число отпускных дней не может быть меньше, чем это предусмотрено в законодательстве России.

Минимальное количество дней

Сотрудникам в год предоставляется не менее 28 календарных дней отдыха. Необязательно брать весь положенный отпуск за один раз. Можно разделить его на части по своему усмотрению. Минимально работник имеет право взять один отпускной день. Нередко на предприятиях случаются ситуации, когда сотрудник в течение рабочего года использует по дню законного отдыха несколько раз, а остаток берет полностью. Это не является нарушением закона.

Максимальное количество дней

В законодательстве России отсутствует понятие максимального по продолжительности отпуска. Это означает, что работодатель может для определенных категорий сотрудников устанавливать удлиненный отдых такой продолжительности, которую посчитает нужной. Некоторым группам работников по закону положен отпуск длительностью 56 дней.

Сюда относятся специалисты образовательной сферы, люди, труд которых связан с химическим оружием. Этот момент регламентируется статьей №334 Трудового кодекса России, Постановлением Правительства России №466, статьей №5 ФЗ №136, принятого 7 ноября 2000 года. Докторам наук положено 48 дней ежегодного отпуска, а кандидатам наук – 36.

Также право на удлиненный отдых имеют такие категории сотрудников:

• работающие инвалиды любой группы. Им положено 30 календарных дней. Данный момент закреплен в статье №23 ФЗ №184, принятого 24 ноября 1995 года;
• несовершеннолетние лица. Они отдыхают в год 31 день. Об этом говорится в статье №267 Трудового кодекса России;
• работники организаций здравоохранения, которые занимаются диагностикой и лечением ВИЧ-инфицированных людей. В Постановлении Правительства России №391 от 3 апреля 1996 года указано, что таким сотрудникам можно отдыхать 36 дней в году;
• государственные служащие. Согласно статьи №46 ФЗ №79, принятого 27 июля 2004 года, им дается 30 обязательных отпускных дней в год;
• прокуроры и педагогические работники прокуратуры. Таким сотрудникам выделяется отпуск на 30-45 дней. Об этом говорится в статье №41.4 Закона №2202-1 от 17 января 1992 года;
• работники аварийно-спасательных служб, формирований. В год им положено от 30 до 40 суток отдыха. Подтверждением тому является статья №28 ФЗ №151 от 22 августа 1995 года;
• судьи. Данной категории работников выделяется 30-51 отпускных дней. Этот момент отражен во втором пункте статьи №19 ФЗ №3132-1 от 26 июня 1992 года, а также в пятом пункте Указа Президента России №941 от 14 сентября 1995 года;
• специалисты таможенных органов. На отдых им выделяется 30 календарных дней. Данный момент закреплен в статье №36 ФЗ №114 от 21 июля 1997 года;
• сотрудники Следственного комитета. Таким работникам положено 30 выходных дней в год. Этот момент прописан в статье №25 ФЗ №403, принятом 28 декабря 2010 года.

Отдых может быть основным (обязательным ежегодным) и дополнительным. Основной отпуск имеют право брать все сотрудники без исключения. Дополнительный, дается определенным категориям работников.

Например, к такой группе относятся ветераны, участники ВОВ, тренера и спортсмены, инвалиды, лица, которые работают во вредных и опасных условиях, имеют особый характер труда.

Дополнительные дни отдыха положены и сотрудникам с ненормированным рабочим днем, а также тем, кто занят в районах Крайнего Севера и приравниваемых к ним местностях. Им дается около 3-30 дополнительных выходных.

Максимальная продолжительность определяется индивидуально с работодателем. Сотрудник, который имеет льготы, может взять до 56 дней основного отпуска, около 30-50 дней дополнительного.

Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет?

При исчислении среднего заработка:

• учитываются все предусмотренные системой оплаты труда выплаты, независимо от их источников (п. 2 Положения № 922). Данный перечень является открытым;

• не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

В каких случаях можно включить в расчет материальную помощь? В Определении от 26.12.2018 № 307-КГ18-21657 по делу № А66-8838/2017 ВС РФ решил, что матпомощь в размере трех должностных окладов (два оклада при уходе в ежегодный оплачиваемый отпуск, один – по заявлению работника) относится к выплатам стимулирующего характера и является частью системы оплаты труда. В связи с этим ее нужно включать в расчет среднего заработка.

По мнению арбитров, матпомощь, которая по локальным актам считается стимулирующей выплатой и частью оплаты труда, нужно учитывать при расчете среднего заработка. В обоснование данного вывода суд приводит п. 2 Положения № 922, согласно которому для расчета учитываются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя (Определение ВС РФ от 10.05.2018 № 307-КГ18-918 по делу № А66-13705/2016).

Можно ли включить в расчет доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки? Такую выплату можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка при выполнении следующих условий:

• работодатель предусмотрел доплату в системе оплаты труда (отразил ее в трудовом договоре работника);

• она включена в фонд оплаты труда;

• доплата учитывается при определении сумм страховых взносов.

К такому выводу пришел Минтруд в Письме от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105. В этом же письме чиновники отметили, что доплаты между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности не могут быть включены в расчет среднего заработка. По их мнению, названные доплаты являются выплатами социального характера, предусматривающими возмещение утраченного заработка во время нетрудоспособности работника.

Время нахождения работника в служебной командировке, в том числе время привлечения к работе в период командировки ввиду необходимости в выходные или праздничные дни, а также начисленные за обозначенное время суммы исключаются при исчислении среднего заработка (Письмо Минтруда РФ от 13.08.2015 № 14-1/В-608).

Можно ли включать в расчет разовые премии, а также премии к юбилейным и памятным датам? Премии учитываются при расчете отпускных, если они предусмотрены системой оплаты труда (Письмо Минтруда РФ № 14-1/ООГ-7105).

Минздравсоцразвития в Письме от 13.10.2011 № 22-2/377012- 772 разъяснило: поскольку при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ), в расчет среднего заработка будут включаться премии и вознаграждения (в том числе выплаты в связи с празднованием профессиональных праздников, юбилейных и памятных дат и по итогам работы), которые отражены в положениях об оплате (премировании) работников организации, независимо от периодичности выплат, при условии начисления их в расчетном периоде.

Если премии выплачены за рамками системы оплаты труда, то они не включаются в расчет среднего заработка. Так, признаются не относящимися к системе оплаты труда разовые премии, например к юбилейным датам, праздникам, за выполнение срочной работы вне должностных обязанностей (Письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1). Также не признаются относящимися к системе оплаты труда премии, выплачиваемые по окончании определенных календарных периодов, из средств от экономии фонда оплаты труда (Определение ВС РФ от 01.12.2014 № 18-КГ14-157).

Критерием для отнесения той или иной премии к разряду подлежащих или не подлежащих включению в расчет средней заработной платы является ее связь с результатами труда (выполнением трудовой функции), а не периодичность или размер (фиксированный или динамичный).

Каков порядок включения в расчет выплат за счет средств грантов? Если организация-грантополучатель осуществляет такую выплату своему работнику в соответствии с трудовым договором, то выплата признается частью зарплаты и учитывается при расчете средней заработной платы (Письмо Минтруда РФ от 15.03.2016 № 17-4/В-107).

В случае, когда выплата производится в рамках гражданско-правовых отношений, при расчете среднего заработка ее учесть нельзя.

Деление отпуска на части

Работодатель обязан следить, чтобы отдых сотрудникам предоставлялся каждый год и чтобы минимальная продолжительность отпуска соответствовала требованиям закона. Но для работника отпуск — реализация права на отдых. Обязанность непременно брать отпуск не предусмотрена. Это позволяет работникам в ряде случаев злоупотреблять правом, что для их работодателей обернется неприятностями при проверке.

Если сотрудник не хочет брать отпуск целиком, он вправе разделить его на части. Закон это допускает, устанавливая лишь одно ограничение: одна из таких частей обязательно должна быть не короче половины стандартного отпуска, то есть двух недель. Такое требование обосновано с медицинской точки зрения. 14 дней – минимальный срок, необходимый организму для восстановления нормальной работоспособности.

Остальное время отдыха распределяется в течение года произвольно. Работник сам решает, сколько и когда брать отпуск. Необходимо только заранее согласовать сроки с работодателем. Общая продолжительность всех частей отпуска не  должна превышать положенное работнику число дней отдыха.

Сколько длится творческий отпуск работника?

Творческий отпуск положен работникам, связанным с наукой. В данную категорию входят лица, которые пишут диссертацию, научную работу, учебник. Творческий отпуск – это не время для отдыха в его привычном понимании.

Это возможность у работника потрудиться в другом направлении. Право на творческий отпуск имеют люди, которые проработали не меньше десяти лет в преподавательской сфере.

Это воспитатели, преподаватели, мастера производственного обучения, логопеды, доценты, деканы факультетов, заведующие кафедрой, методисты, социальные педагоги и т.п. Полный перечень лиц перечислен в Постановлении Правительства России №678 от 8 августа 2013 года.

Продолжительность творческого отпуска может быть разной. Например, аспирантам, которые получают образование, положено 3 месяца отдыха. На написание докторской диссертации дается отпуск продолжительностью полгода.

Максимальная длительность творческого отдыха по Трудовому кодексу России может достигать 1 год. На этот период работодатель обязан сохранить за сотрудником занимаемую должность, место работы, объем учебной нагрузки после выхода из отпуска.

Уволить человека, находящегося в творческом отпуске, руководство компании не имеет право. Исключение составляют ситуации ликвидации организации.

Творческий отпуск является неоплачиваемым. Но работодатель в локальных нормативных актах либо коллективном договоре может предусмотреть сохранение заработной платы для сотрудника.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Записка-расчёт о предоставлении отпуска

Предоставление работнику отпуска оформляется работодателем внутренним документом. Обычно используют записку-расчёт.

До 1 января 2013 года такая записка имела утверждённую форму Т-60. Сейчас (закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) формы таких документов не являются обязательными и могут разрабатываться работодателем самостоятельно (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Однако рекомендуется заполнять форму Т-60, которая вполне чётко отражает все данные для оформления отпусков наёмного персонала.

Приведём пошаговую инструкцию по заполнению документа на примере записки-расчёта для менеджера отдела рекламы и маркетинга Семеновой Аллы Петровны:

1. Первый раздел записки заполняет специалист по кадрам. Начинаем с данных, относящихся к работодателю. В строке «наименование организации» заносим название работодателя. Обязательно указываем сокращённо его организационно-правовую форму (ООО, АО, ИП и т. п.). Проставляем порядковый номер и дату заполнения записки.

2. Как источник информации о сотруднике в первом разделе записки используем график отпусков, а также приказы директора о предоставлении отпусков персоналу. Заполняем полностью строку «фамилия, имя, отчество». Заносим должность Семеновой А.П. по её трудовому договору. Для рабочего мы здесь указали бы его специальность, разряд, квалификацию. В ячейке «табельный номер» обязательно указываем номер Семеновой А.П. из реестра работодателя. В строке «наименование структурного подразделения» укажем название отдела, где трудится менеджер Семенова.

3. Переходим к заполнению данных об отпуске Семеновой А. П. Заносим период, за который она получает отпуск (полностью начало и окончание рабочего года). Указываем полное число календарных дней отпуска и даты первого и последнего дней. Семенова А. П. не относится к категориям сотрудников, имеющим право на дополнительные дни отпуска, поэтому в ячейке «дополнительный отпуск» ставим прочерк и не заполняем таблицу «дополнительный или другой отпуск». Специалист Темникова Т. Н., заполнившая первый раздел записки, в строке «Работник кадровой службы» указывает свою должность, расписывается и ставит расшифровку подписи.

4. Во втором разделе отразим расчёты бухгалтера о начислении и выплате Семеновой А. П. отпускных. Начинаем с заполнения таблицы «Расчёт оплаты отпуска», содержащей суммы начислений Семеновой за 12 месяцев перед месяцем начала отпуска. Отметим, что у Семеновой за этот период не было месяцев, которые по ст. 121 ТК РФ должны быть исключены из периода расчёта среднедневного заработка. Поэтому в таблице будут отражены данные с июля 2017 года по июнь 2018 года. Заносим в графу 1 номер года каждого из учитываемых месяцев, в графу 2 заносим наименования указанных месяцев; в графе 3 отражаем по каждому месяцу сумму всех выплат, полученных работником и учитываемых при расчёте среднемесячного дохода. В строку «Итого» таблицы «Расчёт оплаты отпуска» заносим сумму всех внесённых выплат Семеновой А. П. из столбца «выплаты» (графа 3). Переходим к расчёту среднедневного заработка: в отдельной вспомогательной табличке отражаем в гр. 4 общее число календарных дней всех месяцев из таблицы «Расчёт оплаты отпуска»; в графе 6 отражаем сумму рассчитанного среднедневного заработка Семеновой, разделив сумму в строке «Итого» в таблице «Расчёт оплаты отпуска» на число дней из графы 4.

5. Таблица «Начислено» отражает выплаты отпускнику с разбивкой на два месяца и с расчётом итога. В гр. 8 вписываем итог умножения среднедневного заработка работника (гр. 6) на количество дней отпуска в первом месяце (гр. 7). У Семеновой в июле 26 календарных дней отпуска, за которые начислено 573,67 р. Х 26 = 14915,42 р. В августе у Семеновой будет 2 календарных дня отпуска, и за эти дни ей положены отпускные: 573,67 р. Х 2 = 1147,34 р. Общая сумма начисленных отпускных за два месяца (гр. 8 + гр. 12) составляет 14915,42 р. + 1147,34 р. = 16062,76 р. Эта сумма отражена в графе 15. Из суммы, отражённой в графе 15, удержим налог на доходы физических лиц (графа 16). Итог после вычитания налога заносим в графу 23 — эта сумма равна 13974,60 р. Эту сумму Семенова А. П. получит в кассе работодателя или на банковскую карту. Эту же сумму нужно обязательно внести и прописью в строку «К выплате сумма».

6. Далее отражаем номер и дату платёжного кассового документа на выдачу отпускных. Бухгалтер ставит свою подпись с расшифровкой.

Выдавать или перечислять на банковскую карту отпускные работодатель обязан не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. В ином случае предусмотрены административное наказание и наложение штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ).